高校基建管理信息系統(tǒng)用戶需求分析研究

■ 任瑩

（清華大學， 北京100084）

[摘要] 需求分析是管理信息系統(tǒng)開發(fā)過程中最重要的一個環(huán)節(jié)。管理信息系統(tǒng)開發(fā)的成功與否在很大程度上取決于需求分析的質(zhì)量。以清華大學基建管理信息系統(tǒng)開發(fā)過程為例，對用戶需求分析的步驟、開發(fā)思路以及分析方法進行深入研究，以建立滿足用戶需求的管理信息系統(tǒng)。

[關鍵詞] 高校;基建管理；用戶需求分析；管理信息系統(tǒng)

[中圖分類號] F407.9 [文獻標識碼] B [文章編號] 1002-851X（2012）05-0082-04

 

1 前言

信息化管理已成為提高高�；�建管理水平的重要手段。但目前絕大多數(shù)高校的基建管理信息系統(tǒng)仍處于探索階段，開發(fā)成功率較低，由于開發(fā)過程中需求分析是最重要且最困難的一個環(huán)節(jié)，本文以清華大學基建管理信息系統(tǒng)開發(fā)為例，從初期系統(tǒng)開發(fā)方式的選擇及開發(fā)組織模式的建立入手，著重描述用戶需求分析的步驟和核心環(huán)節(jié)，對其中的用戶需求分析環(huán)節(jié)進行深入研究，并通過基建管理信息系統(tǒng)的實際應用對所獲得的需求分析成果加以驗證。期望能為國內(nèi)其他高校提供參考。

 

2 開發(fā)方式的選擇及開發(fā)組織模式的建立

在管理信息系統(tǒng)的開發(fā)初期，首先應確定開發(fā)方式及組織模式，它們既是系統(tǒng)開發(fā)初期的重要任務也是系統(tǒng)需求分析的基礎。

2.1 清華大學基建管理信息系統(tǒng)開發(fā)方式的選擇

目前主要的開發(fā)方式分別為自行開發(fā)、委托開發(fā)、聯(lián)合開發(fā)、購買現(xiàn)成軟件[1]。這四種開發(fā)方式各有其優(yōu)點和不足，基建管理信息系統(tǒng)的開發(fā)方式的選擇，應根據(jù)基建管理部門的自身特點和要求而定，主要考慮的因素包括：開發(fā)時間、開發(fā)費用、系統(tǒng)維護、用戶對開發(fā)系統(tǒng)的技術要求、用戶的系統(tǒng)分析和設計能力、是否具有水平較高的軟件編程人員、用戶可接受的開發(fā)風險等[2]。

清華大學基建管理部門通過對自身條件及實際情況進行分析發(fā)現(xiàn)，本單位人員系統(tǒng)開發(fā)專業(yè)技術力量較弱，不適合自行開發(fā)。由于正逢清華大學百年校慶準備階段，大批建設項目即將陸續(xù)啟動，希望百年校慶工程在建設過程中能夠?qū)崿F(xiàn)信息化管理，因此系統(tǒng)開發(fā)時間緊迫，加之開發(fā)費用相對有限，只能選擇購買現(xiàn)成軟件，但現(xiàn)成軟件雖然能夠滿足節(jié)省時間和費用的要求，但卻存在專用性差等問題。經(jīng)綜合考量后，學校基建管理部門最終決定，在購買現(xiàn)成軟件的基礎上以聯(lián)合開發(fā)的模式建立基建管理信息系統(tǒng)。

2.2 清華大學基建管理信息系統(tǒng)開發(fā)的組織模式

決定軟件開發(fā)成敗的關鍵性因素分別為用戶在軟件開發(fā)過程中的參與程度、軟件使用單位“一把手”對軟件開發(fā)事宜的重視與支持程度，以及用戶對自身需求的說明是否清晰準確[3]。而在實際開發(fā)過程中，最常見的影響因素則是軟件公司開發(fā)人員與用戶溝通方面的問題。針對這些關鍵因素，為提高管理信息系統(tǒng)開發(fā)的成功率，確定了清華大學基建管理信息系統(tǒng)開發(fā)的組織模式。

 

 

3 系統(tǒng)目標分析

在確定系統(tǒng)開發(fā)方式及開發(fā)組織模式的基礎上，用戶需求分析首先應通過對系統(tǒng)用戶的組織機構(gòu)、職能域及業(yè)務進行分析，得出系統(tǒng)開發(fā)目標。

3.1 組織機構(gòu)分析

理清組織機構(gòu)，就意味著抓住了組織的主脈，順著這一脈絡延伸，可以更好地了解組織中存在的各種問題。

清華大學基建管理組織機構(gòu)以處務會為最高領導機構(gòu)，負責對基本建設工程項目實施的管理、指導、決策�；�建管理部門根據(jù)工程項目的特點，推行弱矩陣式項目管理模式，即成立項目管理部，行使工程實施過程中具體的組織和管理職能，處里的其他各科室主要設置為綜合辦、規(guī)劃室、工程前期科、合同管理科、造價管理科、材料科、總工辦、工程建設科，按其職能分工，與項目管理部協(xié)調(diào)做好工程項目實施階段相關的業(yè)務工作。

3.2 職能域分析

組織職能是為實現(xiàn)組織的管理目標，被賦予的職責和功能。一個職能域描述組織某一方面的職能。通過職能域的劃分，可以有效地將不同職能進行優(yōu)化組合。清華大學基建管理部門的工作分為六個職能域，分別是：投資控制與造價管理、合同管理、招投標管理、材料與設備管理、項目進度管理、信息傳遞與文檔管理。確定職能域后，可通過對職能域中所含業(yè)務及其流程進一步研究，更加詳細地了解組織中存在的問題。

3.3 業(yè)務分析

業(yè)務分析主要分為三個步驟：確定主要業(yè)務、業(yè)務與機構(gòu)分析、業(yè)務流程分析。

3.3.1 主要業(yè)務確定

清華大學基建管理部門的做法是：以六個職能域為基礎，分別對每個職能域中所包含的業(yè)務進行深入分析，匯總成業(yè)務明細表，見表1。

3.3.2 業(yè)務與機構(gòu)分析

業(yè)務一般分屬于一個部門或多個部門，因此需要分析各業(yè)務所涉及部門，以便分析業(yè)務的功能和業(yè)務流程。主要業(yè)務與項目部和各科室之間的關系，見表2。

 

 

3.3.3 主要業(yè)務流程分析

業(yè)務流程的分析是業(yè)務分析的重要內(nèi)容之一，在當代管理信息系統(tǒng)的開發(fā)過程中，對組織原有業(yè)務流程的分析是需求分析的重要基礎。本文以合同付款業(yè)務流程為例，對清華大學基建管理部門所涉及的業(yè)務流程進行描述及分析。

 

 

3.4 系統(tǒng)目標的確定

清華大學基建管理信息系統(tǒng)開發(fā)以項目管理為核心，以掌握項目主要環(huán)節(jié)進度、控制項目成本、提高工作效率和管理效果為總目標，對從項目前期報批、招投標管理、合同及執(zhí)行管理、材料設備管理，到施工與驗收管理、工程決算的整個過程進行全面的掌握與控制。在這一過程中，需將文檔、數(shù)據(jù)的產(chǎn)生與管理融匯其中。

通過管理信息系統(tǒng)的應用實現(xiàn)基建項目的高效管理，使相關人員業(yè)務處理清晰、信息共享、溝通便捷、數(shù)據(jù)精確、控制嚴謹，決策有據(jù)，最終達到建設管理的科學化、現(xiàn)代化、規(guī)范化。

 

4 詳細用戶需求分析與用戶需求分析報告

在明確系統(tǒng)開發(fā)目標的基礎上確定系統(tǒng)的需求結(jié)構(gòu)，并對需求結(jié)構(gòu)中的各個需求單元進行詳細的用戶需求分析，最終形成用戶需求分析報告。

4.1 需求結(jié)構(gòu)分析

管理信息系統(tǒng)的需求結(jié)構(gòu)分析是根據(jù)管理信息系統(tǒng)的目標、職能域及需求的相關性，從總體上把管理信息系統(tǒng)需求劃分為多個部分，每個部分稱為一個需求單元，由這些需求單元構(gòu)成管理信息系統(tǒng)的需求框架。

清華大學基建管理的六個職能域分別對應了需求結(jié)構(gòu)中的六個需求單元。

 

 

4.2 詳細用戶需求分析過程

詳細用戶需求分析主要分為以下三個步驟：

4.2.1 系統(tǒng)需求獲取

對管理信息系統(tǒng)需求結(jié)構(gòu)劃分的六個需求單元逐一進行需求獲取，而獲取過程中最重要的一項技術則是信息采集。信息系統(tǒng)所要采集的信息從內(nèi)容上大致可分為四類：有關組織的信息、有關組織成員方面的信息、有關工作方面的信息、有關工作環(huán)境方面的信息。清華大學基建管理部門系統(tǒng)建設小組按照上述分類，通過查閱工作文檔及工作流程、開展小范圍訪談、召開小組會議、初步形成需求文檔，與軟件公司溝通，建立原型系統(tǒng)等步驟，完成需求獲取任務。

4.2.2 需求分類分析

系統(tǒng)建設小組通過多種方式獲得了大量的需求，而這些需求必須經(jīng)過分析整理才能應用于系統(tǒng)開發(fā)。在整理過程中發(fā)現(xiàn)存在以下問題：第一，不同科室、項目部的需求重復，很多不同部門提出的需求具有相當程度的相似性；第二，各需求之間缺乏連續(xù)性，由于在需求調(diào)研過程中被調(diào)查者大多無法從全局考慮問題，只是站在自己的立場或自己科室的角度提出需求，無法從這些需求中體現(xiàn)出科室間的業(yè)務流程關聯(lián)性與連續(xù)性；第三，需求描述相對模糊，不夠清晰。

為解決上述問題，系統(tǒng)建設小組通過分類的方式對已獲取需求進行整理。合理的分類模式可以將重復的同類需求進行合并，可以體現(xiàn)出不同部門之間需求的關聯(lián)性及不同階段需求的連續(xù)性。此外，對于表述模糊、片面的需求也可以通過分類的方式對其進行進一步明確。根據(jù)需求的類型不同將其劃分為輸入類需求、查詢類需求、關聯(lián)類需求和系統(tǒng)自動計算類需求四大類。

輸入類需求主要是指需錄入系統(tǒng)的內(nèi)容，例如項目進度計劃及實際進度情況的錄入、項目招投標的過程及結(jié)果文件的錄入、項目目標成本及實時成本、項目合同的內(nèi)容及合同付款的記錄等。輸入類需求不僅是所有需求中數(shù)量最多的一項，而且是其他各類需求實現(xiàn)的基礎，其重要性不言而喻。此類需求的實現(xiàn)程度將直接影響到其他需求的實現(xiàn)，做好輸入類需求的整理與匯總工作將為系統(tǒng)功能的實現(xiàn)打下一個堅實基礎。

查詢類需求主要是，用戶希望通過管理信息系統(tǒng)的查詢功能來實現(xiàn)所有項目過程與結(jié)果資料的實時查詢及項目之間信息比較的需求。查詢類需求根據(jù)用戶需求的不同可分為重視過程和重視結(jié)果兩類。例如，項目進度查詢是用戶希望通過系統(tǒng)，可以足不出戶實時查詢項目的進展情況。因此，系統(tǒng)不僅僅顯示未完成或完成狀態(tài)，還應該能夠顯示完成的程度，以便查詢者可以事先把握完成進度，真正做到查詢的實時性，這類需求即屬于重視過程的查詢需求。重視結(jié)果類查詢需求通常對于過程并不需要實時跟蹤，更大的要求是希望能夠通過系統(tǒng)自動生成各種表格，便于分析比對，把握項目的全局，如成本對比表、招標信息表、材料信息庫的查詢等。通過對查詢類需求的整理并按其不同要求分類，有利于系統(tǒng)開發(fā)過程中對上述需求更好的實現(xiàn)。

由于任何一個部門的職能都并非獨立存在，而是通過各種業(yè)務流程緊密地聯(lián)系在一起。因此，各個部門所提出的需求是相互關聯(lián)、相互制約的，這樣的需求可將其稱為關聯(lián)類需求。在歸納與整理此類需求時，可以將獨立的需求根據(jù)業(yè)務流程進行關聯(lián)。與此同時，還可以將不同用戶提出的重復性需求加以排除，使需求更加簡潔、清晰。

計算類需求是指用戶希望通過系統(tǒng)自動對項目數(shù)據(jù)進行整合、計算、處理的這一類需求。因借助系統(tǒng)自動計算生成數(shù)據(jù)減少了對數(shù)據(jù)人工計算的過程，從而進一步提高了數(shù)據(jù)的準確性。對于此類需求，主要是需將用戶提出的計算類需求轉(zhuǎn)化成各類計算公式，以便在系統(tǒng)開發(fā)過程將其嵌入系統(tǒng)并形成先進的項目管理數(shù)學模型，對基建項目的多方面數(shù)據(jù)進行處理匯總分析，為決策層提供更有力的決策依據(jù)。

4.2.3 用戶權限分析

每個系統(tǒng)都不可避免的會涉及到權限劃分的問題，系統(tǒng)的使用者越多，使用者的職責或分工越復雜，權限劃分也就越復雜。為了加強清華大學基建管理信息系統(tǒng)的安全管理，保障系統(tǒng)正常、安全使用及各種信息數(shù)據(jù)的保密性，系統(tǒng)應對所有使用者進行權限劃分。明確各使用者的權限是用戶需求分析階段十分必要且重要的一個環(huán)節(jié)。

系統(tǒng)建設小組按照上述分析的業(yè)務層級，將每個業(yè)務層級細分為一個或幾個子項，再根據(jù)各科室及項目部的角色、崗位職責，為其分配系統(tǒng)功能及相關數(shù)據(jù)的權限，并通過《清華大學基建管理部門管理信息系統(tǒng)權限劃分一覽表》簡明、直觀地表現(xiàn)出來。隨著管理信息系統(tǒng)建設的逐步深入，權限劃分的工作將由科室或項目部細化到科室中的每個人或某個項目部�？梢愿鶕�(jù)各使用人員的角色、崗位職責和所屬項目，為其分配系統(tǒng)功能的權限和相關的數(shù)據(jù)權限。業(yè)務層級上的劃分也將繼續(xù)分解，甚至可以細化到某一個合同的錄入或者某一個資料編寫、查詢的權限。

4.3 詳細用戶需求分析成果

獲取的需求經(jīng)過分類后，要使其能夠直接適用于系統(tǒng)開發(fā)還需對其進一步分析整理。首先，將各類需求根據(jù)需求結(jié)構(gòu)中其所屬的需求單元進行歸納；其次，根據(jù)整體業(yè)務流程及業(yè)務的關聯(lián)性，從全局角度對各需求單元內(nèi)的需求進行串、并聯(lián)整理。對上述需求按需求單元進行詳細功能描述即可得到用戶需求分析結(jié)果。例如，對于合同管理需求單元中的合同付款的詳細需求描述，為合同管理科付款審核人員根據(jù)付款申請單及系統(tǒng)中的項目進度按照對應項目及付款有無合同輸入相關信息，若有合同，輸入合同編號等內(nèi)容。在輸入過程中系統(tǒng)自動提示合同累積付款金額、付款比例、未付款金額、項目累計投資金額。另外，在合同執(zhí)行過程中，能通過幾個階段（驗貨、驗收、審核、審計等）的進展情況控制合同付款進度，付款操作需先由造價管理科對項目部錄入的工程洽商、施工單位報送的結(jié)算數(shù)據(jù)、初步審核數(shù)據(jù)及結(jié)算審計結(jié)果錄入系統(tǒng)，當系統(tǒng)中顯示造價管理科已復核完畢后，合同管理科方可進行合同付款操作。操作完成后由財務人員對付款情況進行復核，復核后不得修改，需修改由復核人取消復核。若錄入時合同分類金額超過經(jīng)處務會批準的項目計劃書分類金額，系統(tǒng)不能通過，除非項目部通過報告形式通過處務會批準，方能由系統(tǒng)管理員放行。系統(tǒng)最終可根據(jù)合同所有輸入信息自動生成不同角度、層次的合同報表，動態(tài)反映合同執(zhí)行情況。

4.4 用戶需求分析報告

用戶需求分析報告是需求分析階段的總結(jié)性文檔之一，面向?qū)ο笾饕�是系統(tǒng)的用戶。用戶需求分析報告一般包括系統(tǒng)概述、用戶需求、數(shù)據(jù)調(diào)查及分析、運行環(huán)境的規(guī)定等內(nèi)容。軟件公司通過對系統(tǒng)用戶需求分析過程的所有成果文檔的歸納與總結(jié)，最終編寫完成了清華大學基建管理信息系統(tǒng)用戶需求分析報告。

 

5 用戶需求分析的實現(xiàn)與驗證

根據(jù)用戶需求分析報告，最終由軟件公司初步建立了清華大學基建管理信息系統(tǒng)，通過系統(tǒng)的試運行對用戶需求分析成果的實現(xiàn)程度進行驗證。通過驗證表明，該系統(tǒng)已基本滿足了用戶需求分析過程中所獲取的絕大部分需求，僅有個別需求在系統(tǒng)中未能實現(xiàn)或未能完全實現(xiàn)。

通過驗證，對系統(tǒng)未實現(xiàn)或未能完全實現(xiàn)的需求，將通過對系統(tǒng)的繼續(xù)改進逐步實現(xiàn)。具體方法為，將上述需求根據(jù)需求的迫切程度劃分為三個優(yōu)先等級，分別選擇不同的方式加以改進。第一，必要性需求———屬于需求優(yōu)先級的第一個等級，此類需求若無法實現(xiàn)將直接影響整個系統(tǒng)的使用。對于此類需求，必須嚴格按照需求分析報告及用戶意圖加以實現(xiàn)；第二，可變性需求———屬于需求優(yōu)先級的第二個等級，此類需求如無法實現(xiàn)會直接影響系統(tǒng)的易用性，但不會影響系統(tǒng)整體的使用。對于此類需求，可以通過變通的方式加以實現(xiàn)；第三，潛在性需求———屬于系統(tǒng)需求優(yōu)先級的第三個等級，此類需求如無法實現(xiàn)，既不會影響系統(tǒng)的使用也不會對系統(tǒng)的易用性產(chǎn)生較大影響，但從系統(tǒng)長遠發(fā)展有一定的潛在需求。對于此類需求，無需在近期系統(tǒng)中實現(xiàn)，可作為系統(tǒng)遠期發(fā)展的需求之一。

 

6 結(jié)語

本文以清華大學基建管理信息系統(tǒng)開發(fā)過程為例，針對用戶需求分析環(huán)節(jié)進行研究，對所獲得研究成果通過基建管理信息系統(tǒng)的實際應用加以驗證。望能為國內(nèi)其他高校的基建管理信息建設提供參考，加快推動國內(nèi)高�；�建管理的信息化進程。蕢

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