一、公司概況
奧鵬遠程教育中心（簡稱奧鵬教育），是由教育部高等教育司2001年12月批準立項試點，2005年4月正式批準運營的遠程教育公共服務體系，也是教育部門批準成立的遠程教育內(nèi)容服務運營機構(gòu)。 目前，奧鵬遠程教育中心已接受全國近50所試點網(wǎng)校的委托，通過在全國建立的1800多家奧鵬遠程教育學習中心為300余萬名學員提供高中起點?？?、高中起點本科、專科起點本科和本科二學歷等9大類400多個專業(yè)的學歷教育支持服務。
二、實施應用分析
1、項目背景
奧鵬遠程教育中心項目信息管理系統(tǒng)以培訓項目管理為核心，整合項目前期投標、銷售、立項、計劃、合同、費用、成本等要素，構(gòu)建奧鵬遠程教育中心以計劃驅(qū)動執(zhí)行的項目集中管控平臺，并實現(xiàn)項目信息的網(wǎng)上管理、流轉(zhuǎn)和共享。實現(xiàn)對于教育培訓項目的管理。該系統(tǒng)主要包括根據(jù)教育培訓項目的特點，每個項目都分為線上培訓及線下培訓等層級子項目，單獨進行編制費用計劃，及單獨核算費用執(zhí)行，最終進行核算整個項目計劃及合同進度，成本費用等功能。并具有項目信息、人員組織機構(gòu)信息等數(shù)據(jù)模塊和接口。
通過建立綜合項目管理系統(tǒng)，可以實現(xiàn)與各部門及項目間的協(xié)同辦公，進行多項目管理。要求通過信息化手段，加強各部門間的工作協(xié)同，快速獲取各個項目的投標、銷售、計劃、進度、合同、成本等信息，進行數(shù)據(jù)匯總及對比分析，以實現(xiàn)對項目的監(jiān)管。同時項目管理系統(tǒng)的建設，為各個部門、人員搭建一個統(tǒng)一的溝通平臺，實現(xiàn)大家的協(xié)作及信息共享。
2、信息化實施歷程
奧鵬遠程教育與邦永科技公司的合作始于2018年，先后實施完成了項目投標管理，項目銷售管理，項目立項管理，項目費用計劃管理，項目合同管理，項目資金管理，項目成本管理等系統(tǒng)的實施工作。根據(jù)PM2項目管理實施方法論分為6個階段進行。
（1）藍圖設計階段：8月2日—8月9日
★項目啟動會
★業(yè)務部門調(diào)研
★調(diào)研報告確認
（2）系統(tǒng)搭建階段：8月10日—8月14日
★系統(tǒng)搭建
★系統(tǒng)調(diào)試
★系統(tǒng)功能修改
★功能模塊確認
（3）接口開發(fā)階段：8月14日—9月16日
★OA系統(tǒng)集成合同臺賬
（4）產(chǎn)品培訓階段：8月16日—8月14日
★基礎資料完善
★系統(tǒng)管理員培訓
★業(yè)務人員操作培訓
★業(yè)務人員上機項目實踐
（5）全面試運行階段：8月14日-10月14日
★歷史數(shù)據(jù)補入
★全面上線試運行
（6）項目驗收交付階段：2018年10月14日
3、業(yè)務需求
奧鵬教育信息化建設的目標主要是通過項目信息管理軟件，將公司及全國辦事處的培訓項目提高到一個標準化、流程化、數(shù)字化的新高度。使公司相關領導能對公司的各部門領導、項目經(jīng)理、全國辦事處進行全方位的掌控項目及費用執(zhí)行情況了解，并通過信息化形成的大量業(yè)務數(shù)據(jù)，對項目及人員進行有效的管理，便于進行分析、決策。通過軟件實時動態(tài)掌握培訓項目的費用的情況及各省辦事處間的完成情況，便于對項目進度進行有效的分析，對項目成員進行考核與激勵。
(1) 項目庫360視圖
記錄項目的基本信息，可實現(xiàn)根據(jù)省份對全國項目信息進行管理，包括增加、刪除、修改、查詢等操作。并且根據(jù)項目庫查詢，動態(tài)，直觀的顯示所有項目的合同，資金情況。
(2) 項目立項管理
可根據(jù)教育培訓項目的特點，分為遠程培訓及面授培訓，進行項目之間層級劃分，層級匯總并且進行縣級、市級、省級、到所有項目類型不同領導間的分權(quán)限查看，匯總。如：一個培訓項目，分為遠程項目培訓，及面授項目培訓，分別不同項目負責人負責，分別不同子項目收款，支出。主項目需要進行匯總該兩個子項目收款，支出情況。
(3) 流程管理
可根據(jù)項目情況靈活定制研發(fā)各個階段的業(yè)務流轉(zhuǎn)，各節(jié)點可配置是否需要審批，使各職能崗位跟緊密的對接，并明確了各個崗位職責。將全國不同辦事處人員，以統(tǒng)一、規(guī)范化方式進行項目平臺辦公。
(4) 權(quán)限管理
系統(tǒng)需提供完善嚴密的權(quán)限控制機制，來保證數(shù)據(jù)的安全。根據(jù)用戶對權(quán)限管理要求的嚴格程度，提供分級的權(quán)限管理機制，系統(tǒng)支持自頂向下的逐級分配權(quán)限的管理模式，系統(tǒng)權(quán)限包含功能權(quán)限、數(shù)據(jù)權(quán)限、業(yè)務流程權(quán)限三級權(quán)限，其中數(shù)據(jù)權(quán)限包括數(shù)據(jù)對象權(quán)限、字段權(quán)限和字段范圍權(quán)限。
①功能權(quán)限：根據(jù)功能的劃分來為操作員設置權(quán)限。功能權(quán)限不僅能夠設置到最末一級菜單功能，而且能夠設置到每個功能中的各個按鈕。由于可以將權(quán)限明細到功能按鈕級，保證功能權(quán)限的最明細化；
②數(shù)據(jù)權(quán)限：在功能權(quán)限的基礎上，針對具體的業(yè)務對象或者數(shù)據(jù)內(nèi)容提供更進一步的權(quán)限設置；
(5) 合同管理
建立由不同類型項目的合同臺賬，合同數(shù)據(jù)來源與綜合辦公管理系統(tǒng)，兩系統(tǒng)做數(shù)據(jù)集成。
項目合同計劃進度管理，包括合同過程記錄和審批、合同簽訂、合同執(zhí)行進度、提醒、付款進度、驗收計劃等管理。
(6) 計劃管理
根據(jù)不同項目類型及不同部門編制不同部門的費用計劃，從時間角度按年、月份方式制定費用計劃，實施動態(tài)的控制項目及部門的費用發(fā)生情況。實現(xiàn)以項目為主線，以策劃為牽引，對項目策劃、項目執(zhí)行及項目結(jié)束后評價的閉環(huán)管理。
(7) 成本報表管理
在工作執(zhí)行的過程中，有效通過項目信息化辦公，自動歸集部門及項目間發(fā)生的費用成本，方便隨時進行查詢，提高工作效率。為各級管理人員提供多維度、多層次、多方式的綜合查詢及統(tǒng)計分析服務
以同比、環(huán)比、趨勢等分析方法實現(xiàn)計劃及費用執(zhí)行情況、預警信息的統(tǒng)計分析，輔助各級領導決策。
具體功能點如下：
◆ 按項目統(tǒng)計計劃及執(zhí)行和完成率；
◆ 按部門統(tǒng)計計劃執(zhí)行和完成率；
◆ 按地區(qū)項目統(tǒng)計計劃完成數(shù)和完成率。
4、應用效果
1、領導動態(tài)掌控全局
PM2項目管理系統(tǒng)真正實現(xiàn)了以培訓項目運作的實時、動態(tài)控制，領導可以隨時了解項目資金、合同進度、成本費用的情況，了解各個部門及全國辦事處工作各項工作及費用的狀態(tài)，滿足高層領導對項目的宏觀整體分析。
2、改善了內(nèi)部溝通環(huán)境
PM2項目管理系統(tǒng)為各層次的管理者提供了一種“標準的溝通語言”，在各種層次的項目溝通、會議中，針對具體工作問題研究方案，大大加強了項目信息溝通的及時性、準確性、有效性。
5、科學分析、平衡資源
PM2項目管理系統(tǒng)，通過從宏觀到微觀，對項目實行放大鏡式的穿透式管理，從資金、進度、人員、成本等各個角度，對計劃和實際數(shù)據(jù)進行全方位跟蹤分析，使人力資金等有限資源得到最合理配置，達到了資源管理的動態(tài)平衡。
6、提高決策效率
PM2項目管理系統(tǒng)，使得長期以來困擾大家的工期進度和投資/成本情況無法整體性動態(tài)管理的問題得到了全面徹底的解決，并依據(jù)國際先進的管理理念，將進度/成本動態(tài)過程與目標管理的方法得以有機結(jié)合，將項目執(zhí)行中常用的，管理層次高、涉及范圍廣的項目數(shù)據(jù)匯集生成各種項目報表，使項目中高層管理人員能及時準確的掌握各種信息，為項目管理決策提供了科學而準確的依據(jù)。
7、團隊整體素質(zhì)提升
邦永PM2項目管理系統(tǒng)的實施，改變了以往各個部門管理風格各異、水平參差不齊的狀況，將我們團隊的管理工作統(tǒng)一到新的信息平臺上；通過項目管理的理論培訓、操作培訓、應用培訓，使員工的管理素質(zhì)得到了進一步提高。