邦永PM2系統(tǒng)在消防安防行業(yè)中的全面應(yīng)用

一、項(xiàng)目背景

大連愛瑞克機(jī)電設(shè)備有限公司坐落于美麗的海濱城市大連，是集消防、樓宇自控、裝飾裝修為一體的綜合型企業(yè)。愛瑞克機(jī)電設(shè)備有限公司是國家建設(shè)部特許經(jīng)營的消防工程企業(yè)，擁有雄厚的資金和技術(shù)實(shí)力，專門從事工業(yè)及民用工程消防產(chǎn)品的銷售及消防工程配套服務(wù)。公司管理科學(xué)，工藝先進(jìn)，具有消防、樓宇自控、安防、裝飾裝修等多項(xiàng)施工資質(zhì)，質(zhì)量保證體系健全，能全面地完成各消防工程項(xiàng)目，如：自動報警系統(tǒng)（離子、光電、差、定溫、紅外線、煤氣泄漏等探測系統(tǒng)及纜式報警系統(tǒng)）、自動噴灑滅火系統(tǒng)（濕式滅火系統(tǒng)、干、濕兩用滅火系統(tǒng)、預(yù)作用系統(tǒng)、水幕系統(tǒng)、水噴霧系統(tǒng)等）、氣體滅火系統(tǒng)、高倍泡沫滅火系統(tǒng)、消防聯(lián)動系統(tǒng)（防火卷簾、防火門系統(tǒng)、防排煙系統(tǒng)、空調(diào)系統(tǒng)、緊急廣播系統(tǒng)、消防電梯控制系統(tǒng)、應(yīng)急照明疏散指示系統(tǒng)、消防監(jiān)控及“119”聯(lián)動系統(tǒng)、氣體滅火聯(lián)動系統(tǒng)、消火栓、自動噴灑、高低倍泡沫聯(lián)動系統(tǒng)）。

作為弱電系統(tǒng)集成與建筑機(jī)電工程的專業(yè)公司，公司擁有極盡合理完善的管理理念和體系，但隨著同時開工的項(xiàng)目的增多,公司領(lǐng)導(dǎo)感到如何有效的控制成本、使各項(xiàng)目部與公司各職能部門及時有效溝通、材料供給及時、資源調(diào)配合理、保證工程進(jìn)度、工程相關(guān)資料管理等方面的問題日益突出。因此提高企業(yè)內(nèi)部管理水平、加大信息化力度，就成為公司領(lǐng)導(dǎo)需要迫切解決的問題。公司領(lǐng)導(dǎo)對目前市場上的項(xiàng)目管理系統(tǒng)進(jìn)行綜合評定及選擇，旨在選出適合中國企業(yè)項(xiàng)目運(yùn)做并簡單易用的系統(tǒng)來管理整個項(xiàng)目。經(jīng)過各方面評比及推薦，邦永PM2項(xiàng)目管理系統(tǒng)以其適用于中國企業(yè)管理模式、簡單易用、二次開發(fā)能力強(qiáng)等特點(diǎn)獲得了高層領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可。

邦永公司項(xiàng)目管理咨詢專家對愛瑞克公司進(jìn)行了全面調(diào)研，結(jié)合愛瑞克公司各部門的實(shí)際情況，制定了關(guān)于邦永PM2項(xiàng)目管理系統(tǒng)應(yīng)用方案。邦永公司為其提供了PM2項(xiàng)目管理系統(tǒng)弱電集成行業(yè)版，主要包括協(xié)同辦公、項(xiàng)目計(jì)劃、物料管理、合同管理、資金管理、成本核算、文檔資料、項(xiàng)目跟蹤、項(xiàng)目報告等九個子系統(tǒng)。

二、業(yè)務(wù)分析

為了縮短愛瑞克項(xiàng)目管理系統(tǒng)成功實(shí)施周期，邦永公司派出資深項(xiàng)目管理咨詢專家團(tuán)隊(duì)同愛瑞克以總經(jīng)理為組長的項(xiàng)目信息小組對愛瑞克進(jìn)行了兩周多的業(yè)務(wù)需求溝通及業(yè)務(wù)流程調(diào)研；充分了解到愛瑞克公司在項(xiàng)目管理工作及日常工作中希望在以下幾個方面加強(qiáng)提高：

• 項(xiàng)目工作流程標(biāo)準(zhǔn)化

  各項(xiàng)目部的各個職能部門的人員，在自己的意識中都知道項(xiàng)目工作的基本流程，但作為公司的主營業(yè)務(wù)，建議應(yīng)形成標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)流程，并將其內(nèi)容制度化，為以后的具體項(xiàng)目作提供指導(dǎo)。

• 項(xiàng)目成本核算及時與財務(wù)有效對比分析

  無論是從一個獨(dú)立項(xiàng)目的角度，還是從公司整體的角度，都應(yīng)將項(xiàng)目的成本計(jì)劃與跟蹤工作細(xì)化，將人力資源成本、費(fèi)用、分包、材料設(shè)備等要素分解到項(xiàng)目各個工作環(huán)節(jié)。這樣才能為公司的成本核算與財務(wù)分析提供及時的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

• 精細(xì)化的材料設(shè)備控制

  各項(xiàng)目部經(jīng)理根據(jù)合同工程量清單，進(jìn)行有效的拆分，做出較精準(zhǔn)的材料、設(shè)備使用量，在公司角度從源頭對項(xiàng)目使用的材料、設(shè)備進(jìn)行采購，使用控制。

• 項(xiàng)目相關(guān)部門、人員之間的溝通

  由于每個項(xiàng)目都要涉及到工程部、預(yù)算部、投標(biāo)中心、采購部、事業(yè)部、財務(wù)部、總經(jīng)辦，每個部門及相關(guān)人員從不同的角度都需要了解項(xiàng)目各個方面的計(jì)劃與實(shí)際進(jìn)度情況，提供一個有效的項(xiàng)目數(shù)據(jù)平臺是解決各個部門之間溝通協(xié)調(diào)的捷徑。

• 項(xiàng)目的跟蹤報告機(jī)制

  隨著項(xiàng)目工作的展開，項(xiàng)目各方面的進(jìn)度、合同執(zhí)行情況、資金使用情況、人力資源調(diào)配情況是公司領(lǐng)導(dǎo)及項(xiàng)目經(jīng)理都非常關(guān)心的問題，各級領(lǐng)導(dǎo)能及時了解項(xiàng)目的進(jìn)展情況，進(jìn)一步進(jìn)行動態(tài)地分析控制。

具體應(yīng)用模式如下：

1）公司領(lǐng)導(dǎo)對所有項(xiàng)目宏觀調(diào)控。通過系統(tǒng)動態(tài)生成的各類報表對公司整體及各項(xiàng)目部的執(zhí)行情況，進(jìn)而對項(xiàng)目作出宏觀調(diào)控。

2）工程部通過資源管理模塊調(diào)配各類資源，組建項(xiàng)目部。通過計(jì)劃進(jìn)度、材料管理、合同管理等模塊對各項(xiàng)目部的具體實(shí)施進(jìn)行監(jiān)督審核控制協(xié)調(diào)并制定項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)工作流程。各項(xiàng)目部經(jīng)理根據(jù)合同工程量清單，進(jìn)行有效的拆分，做出較精準(zhǔn)的材料、設(shè)備使用量，在公司角度從源頭對項(xiàng)目的材料、設(shè)備進(jìn)行控制；制定各項(xiàng)目詳細(xì)的工期，費(fèi)用計(jì)劃，材料、設(shè)備使用計(jì)劃，每周填報實(shí)際進(jìn)度。通過填寫相關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，做到事前控制；在工程實(shí)際進(jìn)展中，及時監(jiān)控工程中發(fā)生的預(yù)計(jì)變更與預(yù)計(jì)簽證；隨工程的實(shí)際進(jìn)展，將曾發(fā)生的預(yù)計(jì)變更和預(yù)計(jì)簽證進(jìn)行實(shí)際變更和實(shí)際簽證處理。

3）預(yù)算部根據(jù)合同簽訂情況對設(shè)備材料的使用量進(jìn)行初步預(yù)算。對資金使用狀況進(jìn)行工程前的事先計(jì)劃。

4）投標(biāo)中心根據(jù)合同簽訂情況對設(shè)備材料的使用量進(jìn)行初步預(yù)算，和預(yù)算部，工程部的達(dá)到共識，形成控制標(biāo)桿。對項(xiàng)目開工前的資金費(fèi)用進(jìn)行計(jì)劃。

5）采供部根據(jù)材料管理模塊匯總的材料計(jì)劃生成采購計(jì)劃，并進(jìn)行統(tǒng)一采購、調(diào)撥、分配以保證材料供給的及時；通過在線報價功能，選擇價格合適的物資供應(yīng)商進(jìn)行物資提供，達(dá)到降低采購成本的目的。通過資金計(jì)劃，對采購合同的資金支出，做出計(jì)劃，為領(lǐng)導(dǎo)決策做出準(zhǔn)備。

6）財務(wù)部運(yùn)用財務(wù)管理模塊，對平常合同、項(xiàng)目費(fèi)用款項(xiàng)的收支進(jìn)行管理，能及時把握項(xiàng)目的成本。

7）事業(yè)部通過項(xiàng)目計(jì)劃把握項(xiàng)目的跟單狀況。

8）辦公室通過基礎(chǔ)資料對公司的人員進(jìn)行行政管理。

9）信息小組擔(dān)任系統(tǒng)管理員角色，負(fù)責(zé)愛瑞克網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的維護(hù)、Internet接入、數(shù)據(jù)庫管理、應(yīng)用系統(tǒng)維護(hù)和技術(shù)指導(dǎo)等日常系統(tǒng)管理工作。

三、系統(tǒng)框架與網(wǎng)絡(luò)拓?fù)?/H3>

 

公司總部內(nèi)部所有計(jì)算機(jī)組成局域網(wǎng)。申請一個固定IP的ADSL互聯(lián)網(wǎng)接入，公司內(nèi)部可以共享上網(wǎng)。異地項(xiàng)目部通過撥號上網(wǎng)的方式與公司聯(lián)網(wǎng)使用PM2系統(tǒng)。

數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、代理服務(wù)器、應(yīng)用服務(wù)器均設(shè)置在公司機(jī)房管理，由信息中心管理員負(fù)責(zé)維護(hù)。

 

四、實(shí)施效果

通過在不同項(xiàng)目部的兩個工程進(jìn)行試點(diǎn)運(yùn)行后，愛瑞克公司的領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門的管理、業(yè)務(wù)人員深深感觸到了項(xiàng)目管理信息化為日常工作帶來的益處，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

• 公司領(lǐng)導(dǎo)及各部門領(lǐng)導(dǎo)能實(shí)時動態(tài)的掌握項(xiàng)目執(zhí)行的情況，為項(xiàng)目的調(diào)控奠定基礎(chǔ)。
• 項(xiàng)目成本得到有效的控制，在某些特殊情況下產(chǎn)生項(xiàng)目變更或調(diào)整時，能對項(xiàng)目的預(yù)期效果得到精細(xì)化的分析，有利于領(lǐng)導(dǎo)的決策。
• 項(xiàng)目的目標(biāo)得到明確，步驟得到統(tǒng)一，減少了各種協(xié)調(diào)會議，大大提高了相關(guān)部門及人員之間的溝通效率。
• 不斷為企業(yè)積累內(nèi)部定額庫，為更加精確的項(xiàng)目的預(yù)決算提供依據(jù)。
• 實(shí)現(xiàn)全過程、多角度的成本分析。材料采購成本降低，材料供給及時，采購計(jì)劃合理保證，庫存量極大降低且接近零庫存，減少了退貨現(xiàn)象。
• 設(shè)計(jì)工期在有效保證的基礎(chǔ)上，平均縮短8％左右，項(xiàng)目成本控制效果明顯。
• 公司信息流轉(zhuǎn)順暢，極大的提高了工作效率。
• 積累了一套較完善項(xiàng)目運(yùn)作模版，為其它項(xiàng)目部規(guī)范運(yùn)作奠定了必要的基礎(chǔ)。

邦永PM2項(xiàng)目管理系統(tǒng)已在愛瑞克公司的應(yīng)用中顯示出自身的特點(diǎn)及優(yōu)勢，再一次用事實(shí)證明了中國弱電集成行業(yè)可以應(yīng)用具有中國特色的邦永PM2項(xiàng)目管理系統(tǒng)進(jìn)行綜合管理。

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