編制采購計(jì)劃屬于采購的初始工作,所耗時(shí)間雖短,卻是項(xiàng)目執(zhí)行的綱領(lǐng)性文件。那么項(xiàng)目采購管理的注意事項(xiàng)有哪些呢？

一、制定包括采購預(yù)算和成本估計(jì)的采購計(jì)劃

編制可操作性強(qiáng)的采購計(jì)劃,既搭建了項(xiàng)目執(zhí)行的整體構(gòu)架,又清晰地分解了項(xiàng)目任務(wù)和目標(biāo)。采購計(jì)劃一定要符合項(xiàng)目的特點(diǎn),反映出后續(xù)工作的操作要領(lǐng)和管理方法,以實(shí)現(xiàn)質(zhì)量、進(jìn)度、費(fèi)用三大控制目標(biāo)。

制定項(xiàng)目采購預(yù)算成本的方法有三種: 1)自制/外購分析法,即是利用針對成本的選擇決策分析或平衡點(diǎn)分析,來確定某分項(xiàng)所需的資源是依靠自己生產(chǎn)還是依靠外購獲得的一種具體管理技術(shù)方法。自制/外購分析法要充分考慮組織未來發(fā)展和目前需要之間的利益關(guān)系。2)短期租賃或長期租賃分析法,即是根據(jù)租金的大小決定項(xiàng)目對外部資源進(jìn)行租賃的時(shí)限選擇。3)專家意見法,即是項(xiàng)目組織可以向具有專門知識(shí)經(jīng)驗(yàn)或資格的單位個(gè)人進(jìn)行專業(yè)采購咨詢。

二、樹立采購總成本意識(shí)

采購總成本包括直接成本 (即與供應(yīng)商訂購成本和物流成本)和間接成本 (即采購管理成本)采購總成本意識(shí)是指不能片面追求降低直接成本,忽略間接成本,而應(yīng)該從項(xiàng)目的全生命周期來評(píng)估何種采購方式總成本最低。直接成本與間接成本,兩者相互制約、此消彼長。

1)堅(jiān)持性價(jià)比優(yōu)的采購原則:若各類產(chǎn)品均按最低價(jià)原則選擇,初期直接采購成本較低,但是后期維護(hù)、維修工作量無法預(yù)測,現(xiàn)場服務(wù)直接影響項(xiàng)目的整體形象。可靠的產(chǎn)品、及時(shí)快速的供貨、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)、較少的現(xiàn)場修配改工作、順暢的管理環(huán)境、良好的口碑等無疑贏得了成本上的利益,更能獲得項(xiàng)目業(yè)主的認(rèn)可,增強(qiáng)項(xiàng)目開拓的競爭力。

2)值得花費(fèi)的采購管理成本:為彌補(bǔ)采購人力的不足,借助專業(yè)的現(xiàn)場設(shè)備管理公司、設(shè)備監(jiān)理公司的人力優(yōu)勢,項(xiàng)目采購部門進(jìn)行指導(dǎo)監(jiān)督和定期目標(biāo)考核,獲得完整的信息并適時(shí)任務(wù)更新,能把握住工程真實(shí)動(dòng)態(tài)、及時(shí)預(yù)警,取得良好的實(shí)施效果。

3）著眼于公司總成本:各項(xiàng)目采購成本構(gòu)成了公司采購總成本。采購部門形成團(tuán)隊(duì)意識(shí)、避免單兵作戰(zhàn),在多個(gè)項(xiàng)目間進(jìn)行團(tuán)隊(duì)合作、融合溝通,共享人力資源和各類經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù),選擇合適的采購時(shí)間、采購對象、采購標(biāo)準(zhǔn)、采購方法,采用大批量集中采購、分期交貨、統(tǒng)一調(diào)度各區(qū)域監(jiān)制檢驗(yàn)等方式,可加強(qiáng)對供應(yīng)商的控制力度,并降低產(chǎn)品直接成本和采購管理成本。

4)著眼于項(xiàng)目總成本:在項(xiàng)目規(guī)劃設(shè)計(jì)初期,采購部門參與,提供價(jià)格信息資料供設(shè)計(jì)部門規(guī)劃選型,從源頭開始節(jié)省成本。

三、選擇適合項(xiàng)目管理特點(diǎn)的供應(yīng)商群體并加以管理

選擇最適合項(xiàng)目管理特點(diǎn)的供應(yīng)商群體供應(yīng)商是項(xiàng)目采購管理中最重要的合作伙伴,直接關(guān)系到項(xiàng)目執(zhí)行效果和成敗。供應(yīng)商是企業(yè)的重要外在資源,應(yīng)該利益共享、風(fēng)險(xiǎn)共擔(dān)。采購方對供應(yīng)商的要求要明確、指標(biāo)化、數(shù)據(jù)化,不能簡單地以包代管,雙方要共同探討、預(yù)測、查找和排除障礙、問題、風(fēng)險(xiǎn),管理流程、管理人員接口要匹配,讓供應(yīng)商充分理解采購方的意圖和要求,從被動(dòng)的接單執(zhí)行到主動(dòng)地加強(qiáng)質(zhì)量、工期和服務(wù)意識(shí),展現(xiàn)出符合項(xiàng)目要求的過程控制管理能力。最終提供的產(chǎn)品和服務(wù)是采購方和供應(yīng)商共同管理共同進(jìn)步、融會(huì)溝通的成果,已由單純的廠商品牌轉(zhuǎn)化為聯(lián)合品牌。

四、精細(xì)的物流管理

采購物流管理主要包括: 1)采購過程監(jiān)督,履行巡檢、監(jiān)制、催交、檢驗(yàn)、監(jiān)裝、監(jiān)運(yùn)等任務(wù); 2)現(xiàn)場管理:編制到貨計(jì)劃,現(xiàn)場催交、引領(lǐng)、開箱、接收、出入庫管理,現(xiàn)場管理和協(xié)調(diào),組織服務(wù),保產(chǎn)保修,資料管理,緊急采購、修配改等工作; 3)穿插于各階段的合同管理、支付管理、文檔管理、信息溝通及回饋、計(jì)劃檢查及調(diào)整、綜合服務(wù)等。

采購物流包含著實(shí)物轉(zhuǎn)化、人員流通、信息流通、資金流出,實(shí)物逐步從設(shè)計(jì)模型-原材料-粗加工產(chǎn)品-可用半成品-裝配成品-出廠產(chǎn)品-產(chǎn)品輔助服務(wù)方向轉(zhuǎn)化,產(chǎn)品特征和功能日漸突出。精細(xì)化要求產(chǎn)品精、管理細(xì),管理有預(yù)見性,實(shí)時(shí)監(jiān)控,有快捷的應(yīng)對措施,避免重復(fù)工作,節(jié)省資金、人力和時(shí)間。

采購物流管理中常用的控制措施包括:在貨物不能不能依現(xiàn)場進(jìn)度進(jìn)程時(shí),采用從其他項(xiàng)目調(diào)貨或租賃;吃透設(shè)備特性,分析出影響質(zhì)量、工期、費(fèi)用的各類動(dòng)態(tài)因素,找出應(yīng)對措施;幫助配合協(xié)調(diào)供應(yīng)商不易受控的上下游資源;勤于監(jiān)督,主動(dòng)防范并糾偏;計(jì)劃周全,考慮到供應(yīng)商可能遺漏的事項(xiàng);采用定期追蹤的方式,及時(shí)了解貨物狀態(tài)。

五、充分利用采購環(huán)境

項(xiàng)目的外部環(huán)境對采購策略的制定、采購計(jì)劃的實(shí)施會(huì)產(chǎn)生重要的影響,外部環(huán)境包括宏觀環(huán)境和微觀環(huán)境。宏觀環(huán)境是指能對項(xiàng)目組織怎樣及如何采購產(chǎn)生影響的外部變化,包括市場季節(jié)性的變化、國家宏觀經(jīng)濟(jì)政策的變化、國家財(cái)政金融政策的調(diào)整、市場利率及匯率的波動(dòng)、通貨膨脹的存在及戰(zhàn)爭罷工等各種因素。而微觀環(huán)境則是指項(xiàng)目組織的內(nèi)部環(huán)境,包括項(xiàng)目組織在采購中可能采取的組織政策、方式和程序,即實(shí)施采購的過程和程序。在符合微觀環(huán)境原則的前提下,一個(gè)好的項(xiàng)目采購策略應(yīng)當(dāng)充分利用外部市場環(huán)境為項(xiàng)目整體帶來利益。

六、采購異常復(fù)核機(jī)制

異常是指在采購過程中實(shí)際采購數(shù)量超出采購計(jì)劃數(shù)量或?qū)嶋H采購金額超出采購計(jì)劃金額的現(xiàn)象。采購異常復(fù)核機(jī)制采用追根溯源的方法,挖掘異常根結(jié)所在,分析異常產(chǎn)生原因,從而進(jìn)行糾偏。異常原因可分為這樣幾類:

設(shè)計(jì)異常:原設(shè)計(jì)不符合業(yè)主的要求或國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn);漏估:制作預(yù)算,因點(diǎn)量或文件遺漏而未將此部分金額列入預(yù)算;服務(wù):因業(yè)主強(qiáng)烈要求配合,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人基于一定因素考慮同意免費(fèi)為業(yè)主服務(wù);采購異常:原預(yù)算產(chǎn)品等級(jí)較低,而負(fù)責(zé)人選型較高,產(chǎn)生成本超出預(yù)算。