關于項目管理中的項目組計劃管理

一、項目計劃的要素
    根據(jù)PMBOK，項目計劃可以包含如下要素：
    1、項目范圍說明
　　項目范圍說明闡述進行這個項目的原因或意義，形成項目的基本框架，使項目所有者或項目管理者能夠系統(tǒng)地、邏輯地分析項目關鍵問題及項目形成中的相互作用要素，使項目干系人在項目開始實施前或項目相關文檔編寫以前，能夠就項目的基本內容和結構達成一致；項目范圍說明應當形成項目成果核對清單，作為項目評估的依據(jù)，在項目終止以后或項目最終報告完成以前進行評估，以此作為評價項目成敗的依據(jù)；范圍說明還可以作為項目整個生命周期監(jiān)控和考核項目實施情況的基礎，和項目其他相關計劃的基礎。
　　2、項目進度計劃
　　進度計劃是說明項目中各項工作的開展順序、開始時間、完成時間及相互依賴銜接關系的計劃。通過進度計劃的編制，使項目實施形成一個有機的整體。進度計劃是進度控制和管理的依據(jù)，可以分為項目進度控制計劃和項目狀態(tài)報告計劃。
　　在進度控制計劃中，要確定應該監(jiān)督哪些工作、何時進行監(jiān)督、監(jiān)督負責人是誰，用什么樣的方法收集和處理項目進度信息，怎樣按時檢查工作進展和采取什么調整措施，并把這些控制工作所需的時間和人員、技術、物資資源等列入項目總計劃中。
　　3、項目質量計劃項目
　　質量計劃針對具體待定的項目，安排質量監(jiān)控人員及相關資源、規(guī)定使用那些制度、規(guī)范、程序、標準。項目質量計劃應當包括與保證與控制項目質量有關的所有活動。質量計劃的目的是確保項目的質量目標都能達到。根據(jù)ISO9001要求和PMBOK2000，為實現(xiàn)質量目標，組織應遵循以顧客為中心、領導作用、全員參與、過程方法、管理的系統(tǒng)方法、持續(xù)改進、基于事實的決策方法、互利的供方關系等8項質量管理原則。
　　4、項目資源計劃
　　有了項目范圍計劃和進度計劃后，資源計劃就是決定在項目中的每一項工作中用什么樣的資源（人、材料、設備、信息、資金等等），在各個階段使用多少資源。項目費用計劃包括資源計劃、費用估算、費用預算。
　　5、項目溝通計劃
　　溝通計劃就是制定項目過程中項目干系人之間信息交流的內容、人員范圍、溝通方式、溝通時間或頻率等溝通要求的約定。
　　6、風險對策計劃
　　風險對策計劃是為了降低項目風險的損害而分析風險、制定風險應對策略方案的過程，包括識別風險、量化風險、編制風險應對策略方案等過程。
    7、項目采購計劃
　　項目采購計劃過程就是識別哪些項目需求可應通過從本企業(yè)外部采購產(chǎn)品或設備來得到滿足。如果是軟件開發(fā)工作的采購，也就是外包，應當同時制定對外包的進度監(jiān)控和質量控制的計劃。
    8、變更控制、配置管理計劃　　
    由于項目計劃無法保證一開始就預測得非常準確，在項目進行過程中也不能保證準確有力的控制，導致項目計劃與項目實際情況不符的情況經(jīng)常發(fā)生，所以必須有效處理項目的變更。變更控制計劃主要是規(guī)定變更的步驟、程序，配置管理計劃就是確定項目的配置項和基線，控制配置項的變更，維護基線的完整性，向項目干系人提供配置項的準確狀態(tài)和當前配置數(shù)據(jù)。
　　
二、項目計劃編制過程
    由于軟件開發(fā)的手工性、個體性特征，軟件開發(fā)項目計劃不可能是一個靜態(tài)的計劃，一次在項目啟動時，可以先制定一個顆粒度相對比較粗的項目計劃，先確定項目高層活動和預期里程碑。粗顆粒度的項目計劃需要不斷地更新迭代，根據(jù)項目的大小和性質以及項目的進展情況進行迭代和調整。迭代和調整的周期也是根據(jù)項目的情況進行制訂的，一般短到一周，長到2個月左右。經(jīng)過不斷的計劃制訂、調整、修訂等工作，項目計劃從最初的粗粒度，變得非常詳細。這樣的計劃將一直延續(xù)到項目結束，延續(xù)到項目的成果出現(xiàn)�！　�
    制定計劃的過程就是一個對項目逐漸了解掌握的過程，通過認真地制定計劃，項目經(jīng)理可以知道哪些要素是明確的，哪些要素是要逐漸明確的，通過漸近明細不斷完善項目計劃。階段計劃中包含的工作匯報和下一階段工作安排是掌握項目進度的依據(jù)，從階段計劃對照總體計劃，才能一目了然地看出工作的進展情況。制定計劃的過程，也是在進度、資源、范圍之間尋求一種平衡的過程。制定計劃的精髓不在于寫出一份好看的文檔，而在于運用您的智慧去應對各種問題和面臨風險并盡可能做出前瞻性的思考。一旦計劃被負責任地完成，他就可以給自己一個和管理層或客戶交流與協(xié)商的基礎，幫助你在項目過程中防范各種問題的出現(xiàn)，幫助你保證項目按時完成。
　　企業(yè)確定要開始某個項目時一般會下達一個立項的文件，暫且叫“項目立項文件”，主要內容是遵照的合同或相關協(xié)議，項目的大致范圍、項目結束的截止時間和一些關鍵時間，指定項目經(jīng)理和部分項目成員等等。
　　接下來的項目計劃編寫一般要按照以下過程：
　　1、成立項目團隊：相關部門收到經(jīng)過審批后的“項目立項文件”和相關資料，則正式在“項目立項文件”中指定的項目經(jīng)理組織項目團隊，成員可以隨著項目的進展可以在不同時間加入項目團隊，也可以隨著分配的工作完成而退出項目團隊。但最好都能在項目啟動時參加項目啟動會議，了解總體目標、計劃，特別是自己的目標職責，加入時間等等。
　　2、項目開發(fā)準備：項目經(jīng)理組織前期加入的項目團隊成員準備項目工作所需要的規(guī)范、工具、環(huán)境。如開發(fā)工具、源代碼管理工具、配置環(huán)境、數(shù)據(jù)庫環(huán)境等。前期加入的項目團隊成員主要由計劃經(jīng)理，系統(tǒng)分析員等組成，但快要制定好的項目計劃一定要盡可能經(jīng)過在所有項目團隊成員和項目干系人中間的充分溝通。如果項目中存在一些關鍵的（指將影響項目成敗）技術風險，則在這一階段項目經(jīng)理應組織人員進行預研。預研的結果應留下下書面結論以備評審。
　　說明：項目計劃書必須在相應階段對項目目標、階段目標和各項任務進行精確的定義，就是要在相應階段進一步進行項目目標的細化工作；特別是在概要設計完成，詳細設計或編碼實現(xiàn)開始之前應該對下一階段的目標任務進行細化。應當充分調查并掌握影響項目計劃的一切內部和外部影響因素；應當盡可能充分地分析項目工作分解結構，通過分析項目工作分解結構不僅獲得項目的靜態(tài)結構，而且通過邏輯分析，獲得項目各工作任務之間動態(tài)的工作流程；應當將項目目標、任務進行分解，制定詳細的實施方案。
　　3、項目信息收集：項目經(jīng)理組織項目團隊成員通過分析接收的項目相關文檔、進一步與用戶溝通等途徑，在規(guī)定的時間內盡可能全面收集項目信息。項目信息收集要講究充分的、有效率的溝通，并要達成共識。有些成員認為，電子郵件發(fā)來的文檔（(計劃、需求、周計劃等)是在溝通不夠充分的情況下完成的，成員看過后有不了解或與自己的能力或意愿不符的情況，但通過電子郵件等方式溝通的效率不高，這也許是個習慣的問題，也許和某個具體問題本身是否容易通過電子郵件溝通清楚有關。因此重要的內容需要開會進行Q&A討論，確保所有重要問題都得到理解，最終達成共識。討論會上達成共識的應當記錄成文字落實在具體的文檔中。
　　4、編寫《軟件項目計劃書》
　　項目經(jīng)理負責組織編寫《軟件項目計劃書》�！盾浖�項目計劃書》是項目策劃活動核心輸出文檔，它包括計劃書主體和以附件形式存在的其他相關計劃，如配置管理計劃等。《軟件項目計劃書》的編制參考《GB8567-88計算機軟件產(chǎn)品開發(fā)文件編制指南》中項目開發(fā)計劃的要求。各企業(yè)在建立ISO9001質量管理體系或CMM過程中也會建立相應的《軟件開發(fā)項目計劃書規(guī)范》。
編制項目計劃的過程應當分為以下幾個步驟：
　　a、確定項目的應交付成果。這里的項目的應交付成果不僅是指項目的最終產(chǎn)品，也包括項目的中間產(chǎn)品。例如通常情況下軟件開發(fā)項目的項目產(chǎn)品可以是：需求規(guī)格說明書、概要設計說明書、詳細設計說明書、數(shù)據(jù)庫設計說明書、項目階段計劃、項目階段報告、程序維護說明書、測試計劃、測試報告、程序代碼與程序文件、程序安裝文件、用戶手冊、驗收報告、項目總結報告等等；
　　b、任務分解：從項目目標開始，從上到下，層層分解，確定實現(xiàn)項目目標必須要做的各項工作，并畫出完整的工作分解結構圖。軟件開發(fā)項目剛開始可能只能從階段的角度劃分，如需求分析工作、架構設計工作、編碼工作、測試工作等等，當然規(guī)模較大時也可把需求、設計拆分成不同的任務。不過特別是在概要設計完成時可以對下一階段的目標任務進行橫向的細化。
　　c、在資源獨立的假設前提下確定各個任務之間的相互依賴關系，以確定各個任務開始和結束時間的先后順序；獲得項目各工作任務之間動態(tài)的工作流程。
　　d、確定每個任務所需的時間，即根據(jù)經(jīng)驗或應用相關方法給任務需要耗費的時間；確定每個任務所需的人力資源要求，如需要什么技術、技能、知識、經(jīng)驗、熟練程度等等。
　　e、確定項目團隊成員可以支配的時間，即每個項目成員具體花在項目中的確切時間；確定每個項目團隊成員的角色構成、職責、相互關系、溝通方式。
　　f、確定管理工作，管理工作是貫穿項目生命周期的，如項目管理、項目會議等、編寫階段報告。項目團隊成員之間的溝通時間、項目團隊成員和其他項目干系人之間的溝通時間也比較容易被忽視，而溝通時間也是比較不容易固定地量化和日程化。但這些工作在計劃中都應當充分地被考慮進去，再回師項目計劃更加合理，更有效地減少因為計劃的不合理而導致的項目進度延期。
    g、根據(jù)以上結果編制項目總體進度計劃，總體進度計劃應當體現(xiàn)任務名稱、責任人、開始時間、結束時間、應提交的可檢查的工作成果�！　�
    h、考慮項目的費用預算、可能的風險分析及其對策、需要公司內部或客戶或其他方面協(xié)調或支持的事宜。
    5、軟件項目計劃書評審、批準
　　項目計劃書評審、批準是為了使相關人員達成共識、減少不必要的錯誤，使項目計劃更合理更有效。
    項目經(jīng)理完成《軟件項目計劃書》后，首先組織項目團隊內部的項目團隊負責人、測試負責人、系統(tǒng)分析負責人、設計負責人、質量監(jiān)督員等對項目計劃書進行評審，評審可采取電子或會議方式，并進行階段成果項目團隊內評閱記錄。應當要求所有相關人員在收到軟件項目計劃書后的一個約定時間內反饋對計劃書的意見。項目經(jīng)理確保與所有人員就項目計劃書中所列內容達成一致。這種一致性是要求所有項目團隊成員對項目計劃的內容進行承諾，無法承諾或者說是無法達成一致的，要么修改項目計劃去適應某些項目團隊成員，要么是由某些項目團隊成員采取妥協(xié)措施，去適應項目計劃的要求�！　�
    項目經(jīng)理將已經(jīng)達成一致的軟件項目計劃書提交項目高層分管領導或其授權人員進行審批，審批完成時間不能超過預先約定的時間。對于意義重大的項目，由過程控制部門如質量管理部和項目分管領導同時對《軟件項目計劃書》進行審批。
    批準后的軟件項目計劃書作為項目活動開展的依據(jù)和本企業(yè)進行項目控制和檢查的依據(jù)，并在必要時根據(jù)項目進展情況實施計劃變更�！　�
    項目質量監(jiān)督員根據(jù)《軟件項目計劃書》和《軟件開發(fā)項目質量計劃書規(guī)范》編制軟件開發(fā)項目質量計劃。大型的項目應當編制單獨的《軟件開發(fā)項目質量計劃書》；規(guī)模較小的可以在《軟件項目計劃書》的某個章節(jié)說明“軟件開發(fā)項目質量計劃”，也可單獨編制類似“軟件開發(fā)項目質量控制表”的文檔。
    配置管理員根據(jù)計劃書編制《項目配置管理計劃》。以項目工作計劃書中的階段成果為依據(jù)，根據(jù)配置管理計劃規(guī)范編制配置管理計劃，項目經(jīng)理審批配置管理計劃，并對配置管理計劃的有效性負責。
　　項目策劃工作完畢，軟件項目計劃書通過評審，一般情況下，對軟件開發(fā)項目來說，工作轉入需求分析階段。
　　
三、項目計劃內容確定
    項目計劃內容的確定一般要按照以下過程：　　
    1、確定項目概貌
　　合同項目以合同和招投標文件為依據(jù)，非合同項目以可行性研究報告或項目前期調研成果為依據(jù)，明確項目范圍和約束條件，并以同樣的依據(jù)，明確項目的交付成果。進一步明確項目的工作范圍和項目參與各方責任。
　　2、確定項目團隊
　　確定項目團隊的組織結構和與項目開發(fā)相關的職能機構，包括管理、開發(fā)、測試、QA、評審、驗收等。確定項目團隊人員及分工。與相關人員協(xié)商，確定項目團隊人員構成。如內部不能滿足人員需求，則提出人員支援申請。
　　3、明確項目團隊內、外的協(xié)作溝通
　　明確與用戶單位的溝通方法。明確最終用戶、直接用戶及其所在本企業(yè)/部門名稱和聯(lián)系電話�？蛻舾�多的參與是項目成功的重要推動力量，加強在開發(fā)過程中與用戶方項目經(jīng)理或配合人員的主動溝通，將有助加強客戶等項目的參與程度。建議采用周報或月報的方式通告項目的進展情況和下一階段計劃，出現(xiàn)的需要客戶協(xié)調或了解的問題。
　　當項目團隊需要與外部單位協(xié)作開發(fā)時，應明確與協(xié)作單位的溝通方式。確定協(xié)作單位的名稱、負責人姓名、承擔的工作內容以及實施人的姓名、聯(lián)系電話。
　　明確本企業(yè)內部協(xié)作開發(fā)的部門名稱、經(jīng)理姓名、承擔的工作內容以及工作實施責任人的姓名、聯(lián)系電話。明確項目團隊溝通活動。項目團隊成員規(guī)模在3人以上的項目應該組織項目團隊周例會，項目團隊采用統(tǒng)一的交流系統(tǒng)建立項目團隊的交流空間。
　　4、規(guī)劃開發(fā)環(huán)境和規(guī)范
　　說明系統(tǒng)開發(fā)的所采用的各種工具，開發(fā)環(huán)境，測試環(huán)境等。列出項目開發(fā)要遵守的開發(fā)技術規(guī)范和行業(yè)標準規(guī)范。對于本企業(yè)還沒有規(guī)范的開發(fā)技術，項目經(jīng)理應組織人員制訂出在本項目中將遵守的規(guī)則。
　　5、編制工作進度計劃
　 根據(jù)本企業(yè)規(guī)定和項目實際情況，確定項目的工作流程。編制項目的工作計劃，此計劃為高層計劃，各階段的工作時間安排要包括完成階段文檔成果、文檔成果提交評審及進行修改的時間，各階段結束的標志是階段成果發(fā)布。在計劃中要求明確以下內容：
　　a、工作任務劃分；
　　b、顯示項目各階段或迭代的時間分配情況的時間線或甘特圖；
　　c、確定主要里程碑、階段成果；
    d、要求用文字對項目工作計劃做出解釋。最終用一張時間表格來完整說明整個工作計劃；對于迭代開發(fā)的項目，應編制出第一階段的階段計劃。階段內的任務分割以2-5天為合適，特殊任務的時間跨度在兩個星期內；在項目的進行過程中，項目經(jīng)理編制雙周工作計劃，指導成員的具體工作�！　�
    6、編制項目的監(jiān)控計劃。其中說明進度控制、質量控制、版本控制、預算控制等。
　　7、編制項目的風險計劃，分析項目過程中可能出現(xiàn)的風險以及相應的風險對策。對于大型項目，建議以附件方式編制，便于不斷更新。
　　8、制定輔助工作計劃。根據(jù)項目需要，編制如培訓計劃、招聘計劃等。
　　9、規(guī)劃開發(fā)支持工作，如供方管理計劃。
　　10、規(guī)劃項目驗收：制定項目的驗收計劃。此項工作可以視需要進行裁減。
    11、規(guī)劃項目收尾與交接活動。制定項目的驗收、培訓和項目進入維護階段與技術支持部的交接工作。（資料來源：項目管理者聯(lián)盟）

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