如何選擇項(xiàng)目管理成功的七個關(guān)鍵點(diǎn)

　　企業(yè)啟動一個大型IT項(xiàng)目，成功的幾率有多大?研究表明，這就跟你拋出一枚硬幣，判斷正確硬幣落地是正面著地還是反面著地的幾率一樣大。
　　羅蘭•貝格名為《通過啟動管理追蹤項(xiàng)目：為什么大型IT 項(xiàng)目經(jīng)常失敗，以及項(xiàng)目成功不是一次賭博》的研究報(bào)告（下稱“報(bào)告”），援引了慕尼黑理工大學(xué)工商管理學(xué)院的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，過去3年中，只有約50%的大型IT項(xiàng)目如約完工。令人震驚的是，48%的IT項(xiàng)目報(bào)告揭示了項(xiàng)目管理軟件管理中存在的嚴(yán)重弱點(diǎn)：項(xiàng)目花費(fèi)的時間比原計(jì)劃拖延了約30%，成本上升了約10%，或者最終結(jié)果與原來的目標(biāo)偏差約10%。根據(jù)羅蘭•貝格的經(jīng)驗(yàn)，有20%的IT項(xiàng)目初期就夭折，一半以上的項(xiàng)目則大幅偏離了原計(jì)劃的時間進(jìn)程和成本。
　　大型IT項(xiàng)目為何總是不盡如人意?怎樣選擇最佳的管理成功關(guān)鍵點(diǎn)?哪些因素應(yīng)該在項(xiàng)目推進(jìn)之前和實(shí)施當(dāng)中引起特別注意，以預(yù)防項(xiàng)目可能失敗而帶來的巨大損失?

一、眾多的權(quán)益者和各種不同的議程導(dǎo)致大型IT項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)高
　　2001年，瑞士一家著名銀行就曾遭受重創(chuàng)。當(dāng)時，該銀行把自己埋在了一個大坑中，準(zhǔn)備野心勃勃地開發(fā)自己的電子銀行服務(wù)項(xiàng)目，最終卻導(dǎo)致1億歐元的投資付諸東流。作為當(dāng)時瑞士銀行業(yè)歷史上規(guī)模最大的項(xiàng)目，業(yè)內(nèi)人士指出，當(dāng)時該銀行根本沒有相關(guān)的大型互聯(lián)網(wǎng)項(xiàng)目管理軟件的經(jīng)驗(yàn)，也缺乏電子銀行發(fā)展的土壤，而這些因素恰恰是成功創(chuàng)建該類型項(xiàng)目的關(guān)鍵因素。
　　大型IT工程項(xiàng)目的夭折之所以如此常見，并不僅僅是因?yàn)檫@些項(xiàng)目的周期長，涉及到較多的人力和財(cái)政預(yù)算。管理這些大型項(xiàng)目的人要掌控的這些項(xiàng)目的復(fù)雜性，甚至可以與管理大型企業(yè)和公司集團(tuán)的復(fù)雜性相媲美。
　　報(bào)告發(fā)現(xiàn)，項(xiàng)目一旦達(dá)到一定規(guī)模，就不再是簡單地在一個特定的框架中盡可能有效地實(shí)現(xiàn)某一個明確的目標(biāo)了；大型項(xiàng)目往往包括了眾多的權(quán)益者和各種不同的議程，因此項(xiàng)目一般具有十分重要的戰(zhàn)略意義�，F(xiàn)實(shí)的復(fù)雜性因此不可避免地導(dǎo)致復(fù)雜的風(fēng)險(xiǎn)，因?yàn)轫?xiàng)目不能完全被控制。
　　“項(xiàng)目管理軟件的擁有者始終要銘記一點(diǎn)，該類項(xiàng)目的典型特性是它的相互關(guān)聯(lián)性和特殊功能性�！眻�(bào)告作者總結(jié)了諸多項(xiàng)目成功的經(jīng)驗(yàn)后特別強(qiáng)調(diào)稱，不管是為移動服務(wù)供應(yīng)商架構(gòu)一個新的價(jià)格體系，還是引入一套新的國家道路收費(fèi)系統(tǒng)，或在針對某個國家的社會福利金的軟件項(xiàng)目中實(shí)施危機(jī)管理，這些大型IT項(xiàng)目無一例外都被前述許多相同的問題所困擾。
　　在深入分析這些大型IT項(xiàng)目的敗因之前，不妨先界定一下何為“大型IT項(xiàng)目”。報(bào)告從項(xiàng)目期限、項(xiàng)目預(yù)算、項(xiàng)目工作人員的人數(shù)、項(xiàng)目結(jié)構(gòu)、項(xiàng)目計(jì)劃的活動數(shù)量、項(xiàng)目的組織架構(gòu)、項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)級別等7個要素做了界定，一般而言，兩年以上、超過800萬歐元的項(xiàng)目預(yù)算、超過250名工作人員、需完成500到10萬個高度關(guān)聯(lián)步驟、至少包含兩個組織的項(xiàng)目，均屬大型IT項(xiàng)目。
　　即便大型IT項(xiàng)目的成功實(shí)施率并不高，但即使到了今天，人們?nèi)匀坏凸懒舜笮晚?xiàng)目失敗的負(fù)面影響。報(bào)告指出，這些項(xiàng)目失敗的直接負(fù)面影響之一就是，企業(yè)可以創(chuàng)造價(jià)值（增加盈利或節(jié)約成本）的公眾形象會受到削弱。
　　那么，哪些領(lǐng)域的公司受到失敗的IT項(xiàng)目影響特別大?報(bào)告發(fā)現(xiàn)，往往對那些跟外界關(guān)聯(lián)度最大的部門影響最深：比如供應(yīng)鏈和物流部門、客戶服務(wù)、生產(chǎn)和管理的產(chǎn)品和服務(wù)創(chuàng)新，所有這些部門都是公司的重點(diǎn)核心部門。這些部門的額外運(yùn)營費(fèi)用是直接由公司支付的，從而直接影響公司的價(jià)值。
　　顯而易見，失敗的IT項(xiàng)目對公司的核心部門影響最大，因?yàn)楹芏喙�司都傾向于借助IT手段來優(yōu)化流程進(jìn)而提高利潤。在公司的發(fā)展擴(kuò)張階段，無論是為更大的市場提供寬廣的產(chǎn)品組合還是公司收購和合并，都需要調(diào)整公司內(nèi)部的IT架構(gòu)。

二、“抓小放大”更有效
　　既然大型IT項(xiàng)目存有偏高的不成功率，如何發(fā)現(xiàn)其中的關(guān)鍵點(diǎn)，了解和掌握其中成功的關(guān)鍵因素，就成了這些項(xiàng)目走向成功的重要課題。
　　由于涉及到公共部門項(xiàng)目的客戶往往要求IT系統(tǒng)適用于全國范圍，并且可以在一個很短的時間內(nèi)建立或進(jìn)行修改，因此，大型IT工程項(xiàng)目通常需要掌握高度復(fù)雜的情況。此外，大型IT項(xiàng)目往往也有要適應(yīng)外部框架和履行外部環(huán)境變化下的應(yīng)對要求，因?yàn)檫@涉及各種不同的合作伙伴參與該項(xiàng)目的利益和復(fù)雜的融資模型或國際供應(yīng)關(guān)系。
　  這些因素不僅大幅提高了對項(xiàng)目管理的要求，同時也影響到了傳統(tǒng)的“魔術(shù)三角”的項(xiàng)目管理：質(zhì)量、時間和成本，因?yàn)榇箜?xiàng)目通常需要較長的開發(fā)和測試階段，而較長的項(xiàng)目持續(xù)時間僅是其中巨大的障礙之一。至少，德國聯(lián)邦法院的審計(jì)師在其年度報(bào)告中就多次提到了德國大型IT項(xiàng)目失敗的可能性，跟項(xiàng)目的持續(xù)時間成正比。另外，一個復(fù)雜的工程環(huán)境與眾多紛爭利益相關(guān)者與自己利益的分歧，往往導(dǎo)致了確定項(xiàng)目的范圍或規(guī)格的軟件的困難性。
　　同時，不得不指出的是，大型IT項(xiàng)目的主要風(fēng)險(xiǎn)是項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)程中不斷變化的需求及因此帶來的缺乏行之有效的針對性管理措施，還有就是非常緊迫的項(xiàng)目實(shí)施最后期限。
　　當(dāng)然，大型IT項(xiàng)目還是很有可能成功的。但事實(shí)上，大量的框架條件總是被應(yīng)用于大型項(xiàng)目而不是其中的小的分項(xiàng)目上，沒有做到抓“小”放“大”。許多公司近幾年都不同程度地受到了影響。很多公司已經(jīng)認(rèn)識到大型IT項(xiàng)目的實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)就是在于管理的高度復(fù)雜性。這也是為什么他們現(xiàn)在更傾向于將大的項(xiàng)目細(xì)分為小型的、易于管理的模式，然后協(xié)調(diào)和鞏固這些項(xiàng)目組合。
　　因此，因?yàn)轫?xiàng)目本身環(huán)境復(fù)雜而成為了大規(guī)模IT項(xiàng)目的那些項(xiàng)目，它們影響和改變了傳統(tǒng)的項(xiàng)目管理的三角模式：質(zhì)量、時間和成本。

三、通向成功的“推動式管理”
　　一定規(guī)模的項(xiàng)目除了項(xiàng)目本身復(fù)雜外，項(xiàng)目的外部環(huán)境和數(shù)以百計(jì)的接口，也增加了復(fù)雜性。
　　大型IT項(xiàng)目多層次的特點(diǎn)，通過擴(kuò)大相應(yīng)任務(wù)的范圍，使之在一個合理的結(jié)構(gòu)中，就可以得到妥善處理。項(xiàng)目管理的其他新的要素與傳統(tǒng)項(xiàng)目相比則需要更多的關(guān)注。經(jīng)驗(yàn)表明，這些新的領(lǐng)域通常被嚴(yán)重低估而沒有被要求實(shí)施必要的管理，包括如下五方面：
　　1.期望和范圍的管理；
　　2.項(xiàng)目規(guī)劃和控制；
　　3.風(fēng)險(xiǎn)管理；
　　4.高層管理人員報(bào)告和項(xiàng)目營銷；
　　5.資源管理。
　　每一個項(xiàng)目經(jīng)理，必須牢牢記住上述方面。羅蘭•貝格已經(jīng)發(fā)現(xiàn)了“推動式管理”（launch management），即項(xiàng)目管理中更加關(guān)注于項(xiàng)目推進(jìn)動態(tài)的關(guān)鍵工具。在該項(xiàng)管理方法中，如下方面需要格外注意：
    期望和范圍管理
　　在項(xiàng)目內(nèi)部和外部，外包是一個重要組成部分。在與客戶和承包商討論時，必須明確什么項(xiàng)目是有能力做的，什么不是，這是項(xiàng)目所有重大話題的關(guān)鍵。
　  實(shí)際經(jīng)驗(yàn)再次表明，外包商總是自主界定并描述產(chǎn)品需求。特別是購買了很復(fù)雜的系統(tǒng)、工廠和機(jī)械時，購買者或供應(yīng)商關(guān)系特點(diǎn)是一個高層次互動、密集度極高的咨詢。理想的情況是讓他們參與實(shí)際的情況發(fā)展。購買方和供應(yīng)商，應(yīng)一起制定明確的要求，估計(jì)項(xiàng)目的可行性計(jì)劃，并探討備用計(jì)劃。這是典型的重要的大型軟件開發(fā)項(xiàng)目流程之一。只有雙方是互動的，文件完備的協(xié)調(diào)過程才是雙方迫切需要的。有效的期望和范圍管理是基礎(chǔ)，然后才能說一個項(xiàng)目是否成功。
　　項(xiàng)目規(guī)劃和控制
　　大部分有困擾的項(xiàng)目是由于沒有切合時宜的整體工程計(jì)劃或根本沒有計(jì)劃。有一個好的計(jì)劃，是一個整體工程計(jì)劃唯一的出路。未來該項(xiàng)目應(yīng)包括詳細(xì)的成本估計(jì)和資源分配與協(xié)調(diào)、與客戶和項(xiàng)目資源的整合等。
　　如果這些方面都看不到，則很容易預(yù)見到該項(xiàng)目的未來：沒有計(jì)劃，就不能成功。只有工作計(jì)劃周全了，才能計(jì)算項(xiàng)目的可行性計(jì)劃和資源，它需要一個可靠的資源。這個工作檢查清單簡單清晰，不僅有利于計(jì)劃的單獨(dú)實(shí)施;如果應(yīng)用得當(dāng)，它還能降低投入風(fēng)險(xiǎn)，減少管理問題。
　　風(fēng)險(xiǎn)管理
　　在大型項(xiàng)目中曾經(jīng)被忽略的最基本的風(fēng)險(xiǎn)管理，現(xiàn)在也越來越重要了。它不僅有利于盡早發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)部的風(fēng)險(xiǎn)、外部威脅和由此導(dǎo)致的成本上升，還能在大型項(xiàng)目監(jiān)管上發(fā)揮作用。舉例來說，當(dāng)成立一個項(xiàng)目公司時，德國法律要求公司在控制和透明度上發(fā)揮作用：如果缺乏風(fēng)險(xiǎn)管理流程帶來的損失，項(xiàng)目管理可能被追究責(zé)任。
　　風(fēng)險(xiǎn)管理軟件自有其一定道理，尤其是那些適用于大型項(xiàng)目的。95%的情況下，在開始購買股票時，對其進(jìn)行建模分析，然后定期更新概率和影響，基于此計(jì)算出來的風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)就可以被計(jì)算出來并加以實(shí)際應(yīng)用。
　　每一個風(fēng)險(xiǎn)，可以根據(jù)兩個值進(jìn)行評價(jià)：
　　1.風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生效果（e）（如1~10，其中，1最低，10最高）
　　2.風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生概率（P）（0~100%）
　　危險(xiǎn)系數(shù)（RC ，通過測算E、P高低）是一個重要的評估項(xiàng)目單元。顯然，在大型IT項(xiàng)目尚未完全展開的前2周內(nèi)，項(xiàng)目夭折的風(fēng)險(xiǎn)極高；隨后，項(xiàng)目成功的風(fēng)險(xiǎn)開始降低；而隨著時間的推進(jìn)，項(xiàng)目成功的風(fēng)險(xiǎn)又會相應(yīng)變化。
　　自下而上的報(bào)告和項(xiàng)目營銷
　　事實(shí)上，項(xiàng)目經(jīng)理往往不是項(xiàng)目擁有者。這就使得良好構(gòu)思和綜合報(bào)告制度至關(guān)重要。 良好的匯報(bào)結(jié)構(gòu)，幫助開展自下而上的報(bào)告模式，就管理有關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)和問題，可尋求到更多幫助。就其報(bào)告本身而言，高層管理人員需要有系統(tǒng)的報(bào)告，以便能夠隨時掌握工程進(jìn)度，并給予制定優(yōu)先次序。
　　但在工程實(shí)踐中，尤其是在那些較大的投資項(xiàng)目中，這往往很少被認(rèn)為實(shí)際上能起到幫助作用。然而，正是這種工具，使得項(xiàng)目的檢查有可行性。基于這個原因，項(xiàng)目管理應(yīng)該為沒有親身參與項(xiàng)目中的人準(zhǔn)備資料，好讓他們理解這個項(xiàng)目。
　　自下而上的報(bào)告模式，也是一個成熟項(xiàng)目的指標(biāo)。這個指標(biāo)指出了一個項(xiàng)目有關(guān)的所有方面，包括了結(jié)構(gòu)和綜合項(xiàng)目。無論是財(cái)政預(yù)算案的控制或分析，計(jì)劃和實(shí)際值，所有這些項(xiàng)目的管理工作都被包括在一份良好的報(bào)告中。
    大型IT項(xiàng)目的特殊之處，正是在于通常有較多的利益相關(guān)者；有非常緊迫的期限和幾乎從未有一個真正清楚的定義。（資料來源：項(xiàng)目管理者聯(lián)盟）

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