淺談施工企業(yè)項(xiàng)目管理存在的問題及其優(yōu)化

    “項(xiàng)目做得好不好，關(guān)鍵看項(xiàng)目經(jīng)理”是很多施工企業(yè)老總講話中經(jīng)常被引用的一句話。顯然，對于某個具體的項(xiàng)目而言，這句話是對的，但如果從一個公司整體的項(xiàng)目管理水平角度來看，這句話就值得商榷了。一般來說，一個管理規(guī)范的企業(yè)，項(xiàng)目管理的整體水平高；而管理不夠規(guī)范的企業(yè)，項(xiàng)目管理的好壞一定意義上就只能依靠項(xiàng)目經(jīng)理個人的水平了。
    施工企業(yè)項(xiàng)目管理涉及的環(huán)節(jié)多、項(xiàng)目周期長，任何環(huán)節(jié)的不規(guī)范，都可能給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)和聲譽(yù)上的損失。筆者在咨詢的過程中看到過單個項(xiàng)目虧損25%的驚人案例，也在媒體上看到驚人的質(zhì)量和安全事故。這些事情的發(fā)生，固然有客觀的原因，但企業(yè)和項(xiàng)目組主觀的原因也非常多。仔細(xì)分析我們發(fā)現(xiàn)，項(xiàng)目管理中出現(xiàn)的問題多數(shù)可歸結(jié)于管理和人兩個因素，而管理的改進(jìn)則可以降低人員差異引起的各類問題，因此，加強(qiáng)項(xiàng)目管理極為重要。

一、施工企業(yè)項(xiàng)目管理的主要問題
    就筆者的體會，施工企業(yè)項(xiàng)目管理的突出問題體現(xiàn)在以下七個方面：
    1.項(xiàng)目管理無體系，項(xiàng)目管理的隨意性大。目前，規(guī)模比較小的企業(yè)尚停留在經(jīng)驗(yàn)管理的階段，在公司層面尚沒有比較規(guī)范的項(xiàng)目體系，有的企業(yè)用一些簡單的公司層面的制度來代替項(xiàng)目管理體系；一些成規(guī)模的企業(yè)雖然建立了項(xiàng)目管理體系，但是這些項(xiàng)目管理體系還不系統(tǒng)，或者重視一個方面，忽視另一方面，體系前后聯(lián)系不暢通，體系沒有環(huán)環(huán)相扣，很多環(huán)節(jié)不細(xì)致，無法達(dá)到操作層面。
    2.施工準(zhǔn)備粗糙，沒有詳細(xì)的內(nèi)部核算，也沒有詳細(xì)的計劃，隨意性大。目前國內(nèi)多數(shù)建筑項(xiàng)目往往都要招標(biāo)，業(yè)主常常從項(xiàng)目的組織、技術(shù)方案、企業(yè)的能力和信譽(yù)等方面進(jìn)行選擇。很多企業(yè)在營銷的時候非常重視這些內(nèi)容，一旦項(xiàng)目接下來，這些非常重要的工作在內(nèi)部就變得非常隨意，項(xiàng)目組織、目標(biāo)責(zé)任、交底、施工組織方案等還是停留在投標(biāo)階段的水平，甚至一些企業(yè)投標(biāo)的時候做給客戶看，實(shí)際實(shí)施的時候忘記了當(dāng)初的承諾。從項(xiàng)目管理的角度看，項(xiàng)目前期的準(zhǔn)備工作是至關(guān)重要的，項(xiàng)目開始階段的隨意性，預(yù)示著項(xiàng)目未來的結(jié)果。
    3.沒有成本策劃和全過程的成本控制。筆者把施工項(xiàng)目管理成本方面的問題總結(jié)為五個方面：(1)缺少成本策劃，甚至預(yù)算也比較粗糙。多數(shù)施工企業(yè)在商務(wù)階段會采取差異報價，如果項(xiàng)目中標(biāo)，差異的報價就需要進(jìn)行合理的調(diào)整。對于一些采用報價下調(diào)多少百分比的，也需要進(jìn)行細(xì)致的調(diào)整，施工企業(yè)如果沒有“先算后做”的思路，公司與項(xiàng)目部在成本上就容易產(chǎn)生爭議，從管理的角度看，就是項(xiàng)目的目標(biāo)成本不清楚。(2)沒有成本過程管理的細(xì)化制度，或者制度沒法操作，不能發(fā)揮作用。成本的管理涉及很多環(huán)節(jié)、很多方面，小到一筆接待費(fèi)，大到專業(yè)的分包，如果沒有細(xì)化的管理制度，一方面在執(zhí)行中，具體執(zhí)行者就沒有相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，另一方面公司也無法對執(zhí)行者進(jìn)行有效的監(jiān)督。(3)有制度，但是人為因素凌駕于制度之上，導(dǎo)致成本失控。如果制度執(zhí)行流于形式，或者制度執(zhí)行因?yàn)閭�人的個性和好惡而形成差異，可能導(dǎo)致項(xiàng)目的成本差異巨大。(4)相關(guān)成本環(huán)節(jié)故意彎曲成本實(shí)際，損公肥私。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)一般比較擔(dān)心和關(guān)注的方面，企業(yè)往往借助于項(xiàng)目的審計，但審計的環(huán)節(jié)形式化，在國內(nèi)目前的市場環(huán)境和人員職業(yè)化程度不是太高的情況下，項(xiàng)目成本失控成為必然。(5)沒有考核制度或者成本與項(xiàng)目組利益相關(guān)性太弱。如果利益與項(xiàng)目組的利益沒有相關(guān)性或者相關(guān)性太弱，項(xiàng)目組對成本控制的動力就會非常弱，積極性欠缺的情況下，成本管理的水平也會弱化。
    4.沒有戰(zhàn)略性采購體系的基本意識，設(shè)備、物資、勞務(wù)等經(jīng)常采購的環(huán)節(jié)大大消耗公司的利潤。優(yōu)秀的制造企業(yè)其供應(yīng)鏈管理已經(jīng)達(dá)到相當(dāng)高的水平，一些企業(yè)不僅把采購體系從戰(zhàn)略高度進(jìn)行重視，而且將采購品的庫存和成品的庫存控制在非常低的水平。施工企業(yè)項(xiàng)目有其特殊性，區(qū)域分散、項(xiàng)目個體之間差異明顯，由于其構(gòu)建采購體系的難度比較大，一些大的施工集團(tuán)，一般也把采購下放，以保持項(xiàng)目的靈活性，減少組織內(nèi)部的扯皮。然而，這也降低了企業(yè)內(nèi)部的共享效應(yīng)，目前很少有施工企業(yè)集團(tuán)在物資、設(shè)備、勞務(wù)等方面進(jìn)行系統(tǒng)的管理和控制，在這些大量消耗成本的環(huán)節(jié)失去提升利潤的機(jī)會。5.安全松懈，質(zhì)量在利益面前扭曲和失控。目前，很多工程項(xiàng)目中存在不惜以犧牲質(zhì)量安全為代價、謀求“高進(jìn)度、高利潤”的不良現(xiàn)象。
    6.技術(shù)既不能支持施工業(yè)務(wù)，也不重視對施工業(yè)務(wù)中的技術(shù)總結(jié)。對于工程企業(yè)而言，技術(shù)來自于項(xiàng)目，服務(wù)于項(xiàng)目。脫離項(xiàng)目，工程企業(yè)的技術(shù)管理就成為無源之水，無柄之木。一些企業(yè)沒有專門的技術(shù)部門，即使有也是流于形式。技術(shù)難以支持項(xiàng)目，成為項(xiàng)目保證進(jìn)度，提升質(zhì)量，控制成本的手段，項(xiàng)目往往依靠自己的經(jīng)驗(yàn)和摸索來解決問題。由于項(xiàng)目主要依賴于個人，在某些項(xiàng)目上比較成熟的技術(shù)，又難以應(yīng)用于其他項(xiàng)目，成為企業(yè)發(fā)展的動力。
    7.既不重視外部的結(jié)算和回款，也不重視內(nèi)部的審計和總結(jié)。對于施工的項(xiàng)目管理而言，項(xiàng)目的竣工、移交、結(jié)算還不是項(xiàng)目的結(jié)束，但是很多企業(yè)的項(xiàng)目管理并不重視結(jié)算和回款，項(xiàng)目部應(yīng)盡的職責(zé)，沒有盡到。在公司層面則缺乏對項(xiàng)目的審計，即使發(fā)現(xiàn)問題，多數(shù)情況下也是淺嘗輒止，而不是通過發(fā)現(xiàn)問題，深入分析，尋找解決問題的辦法。對項(xiàng)目總結(jié)重視的企業(yè)不是太多，某種意義上，對項(xiàng)目總結(jié)的重視，既可以理解為公司的進(jìn)步動力，項(xiàng)目部進(jìn)步的動力，更可以成為個人進(jìn)步的動力。
大型施工企業(yè)集團(tuán)項(xiàng)目管理相對良好，中小型施工企業(yè)的項(xiàng)目管理相對薄弱，總體來說，項(xiàng)目管理的問題依然非常突出。

二、優(yōu)化項(xiàng)目管理體系
    面對問題突出的項(xiàng)目管理現(xiàn)狀，施工企業(yè)如何更好的實(shí)施項(xiàng)目管理呢?
    企業(yè)可以從兩個方面入手來努力提升項(xiàng)目管理的水平：第一是調(diào)動人的因素。正如很多企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)所強(qiáng)調(diào)的，人是第一因素，包括人的能力和態(tài)度，這些決定著最終可能取得的結(jié)果，施工企業(yè)需要通過提升人力資源的管理水平，來系統(tǒng)提升項(xiàng)目管理水平。第二是體系的建設(shè)并執(zhí)行。就項(xiàng)目的管理而言，筆者認(rèn)為施工企業(yè)的項(xiàng)目管理主要包括企業(yè)對項(xiàng)目的管理以及項(xiàng)目部內(nèi)部的日常管理。多數(shù)項(xiàng)目管理的系統(tǒng)設(shè)計要從公司對項(xiàng)目的管理角度來考慮，筆者認(rèn)為，可以從幾個方面進(jìn)行改善。
    1.項(xiàng)目管理體系的系統(tǒng)化。對于大型企業(yè)而言，多數(shù)建立了系統(tǒng)化的項(xiàng)目管理體系，而國內(nèi)多數(shù)的中小型施工企業(yè)，無論是對項(xiàng)目管理體系的理解，還是在項(xiàng)目管理體系的建設(shè)方面，都處于起步的階段。對于從事工程行業(yè)的企業(yè)而言，沒有系統(tǒng)的項(xiàng)目管理體系，難以在企業(yè)內(nèi)部做到管理規(guī)范，是非常嚴(yán)重的管理問題；而施工企業(yè)項(xiàng)目管理體系的建設(shè)應(yīng)該有成熟的經(jīng)驗(yàn)可以借鑒，無論是成型的項(xiàng)目管理的理論還是施工企業(yè)自身的運(yùn)作經(jīng)驗(yàn)，或者參照行業(yè)其他企業(yè)的成熟經(jīng)驗(yàn)，都能支持施工企業(yè)完成項(xiàng)目管理體系制度的設(shè)計。
    2.將制度流程化和表單化，促進(jìn)制度的可實(shí)施性。如果說制度體系的建立還相對比較容易，要讓制度能順利運(yùn)行就顯得相對困難，然而，制度的可實(shí)施性在制度的設(shè)計階段就應(yīng)該重視，盡可能的在制度的條文化基礎(chǔ)上，增加操作流程，增加項(xiàng)目管理的控制表單。比如，成本管理的制度，如果僅僅是條文化的文字表達(dá)，實(shí)際的理解和操作都會比較麻煩，需要增加一些成本控制的流程，同時，制定標(biāo)準(zhǔn)化的成本控制表單，就能使制度的執(zhí)行變得直觀和簡潔。事實(shí)上，一些管理優(yōu)秀的施工企業(yè)，已經(jīng)做出了很好的嘗試，中建某公司，通過流程和表單化的管理已經(jīng)取得良好的效果，在成本控制上，從成本的策劃、成本過程跟蹤控制、成本核算、成本總結(jié)等各個環(huán)節(jié)，一般的項(xiàng)目能用20余個表格進(jìn)行控制，如果能將表格電子化，可以節(jié)省大量的計算時間，如果能進(jìn)行信息化，則能使管理得有效性和效率更進(jìn)一步提高，如果能把項(xiàng)目數(shù)量積累到一定數(shù)量，并進(jìn)行系統(tǒng)的分析，或許能促使企業(yè)內(nèi)部定額的誕生；遺憾的是，筆者也了解到，很多企業(yè)，包括大型國營施工企業(yè)集團(tuán)，在項(xiàng)目管理體系的流程化和表單化方面，做的非常薄弱，他們把制度流程化和表單化的工作留給了項(xiàng)目經(jīng)理部，而項(xiàng)目經(jīng)理部由于其組織的臨時性，也很難將流程化和表單化的工作做得深入細(xì)致，致使項(xiàng)目管理的制度依然停留在文字階段，無法實(shí)際指導(dǎo)項(xiàng)目的實(shí)施。
    3.管理體系關(guān)注系統(tǒng)控制和全過程控制。經(jīng)典的項(xiàng)目管理體系給我們展示了完整的項(xiàng)目管理的過程和其中重點(diǎn)的控制環(huán)節(jié)，施工項(xiàng)目既是一個干的過程，指揮的過程，也是一個不斷策劃運(yùn)籌的過程，項(xiàng)目管理體系要有一種系統(tǒng)的思維，項(xiàng)目管理的每一個方面都應(yīng)該有系統(tǒng)和全過程的思維，要關(guān)注質(zhì)量/進(jìn)度/成本的內(nèi)在邏輯性；此外，在公司層面建立戰(zhàn)略性采購體系，加強(qiáng)合約方面的管理也是系統(tǒng)化管理中需要重點(diǎn)關(guān)注的環(huán)節(jié)。
    在項(xiàng)目管理的過程中，企業(yè)需要關(guān)注幾個核心的環(huán)節(jié)：
    (1)簽署全面的目標(biāo)責(zé)任狀；項(xiàng)目的責(zé)權(quán)利的關(guān)系，主要依靠通過目標(biāo)責(zé)任狀來界定，目標(biāo)責(zé)任狀重點(diǎn)在經(jīng)濟(jì)指標(biāo)，但是只有經(jīng)濟(jì)指標(biāo)是不夠的，全面界定質(zhì)量、進(jìn)度的要求，界定客戶滿意度、界定項(xiàng)目管理的規(guī)范性，能促進(jìn)項(xiàng)目部嚴(yán)格執(zhí)行公司的規(guī)定，有利于項(xiàng)目管理水平的提升；目標(biāo)責(zé)任狀不僅要關(guān)注其本身的完善性，更要關(guān)注執(zhí)行的嚴(yán)肅性；
    (2)關(guān)注項(xiàng)目過程的檢查；工程項(xiàng)目的風(fēng)險環(huán)節(jié)特別多，關(guān)注項(xiàng)目過程的檢查，成為項(xiàng)目管理體系中非常關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，項(xiàng)目管理體系要從企業(yè)法人的角度控制風(fēng)險，檢查成為重要的手段，成熟的項(xiàng)目管理體系對檢查的內(nèi)容、檢查的方式、檢查的頻率、檢查結(jié)果的運(yùn)用，都應(yīng)該進(jìn)行細(xì)致科學(xué)的規(guī)定；中建三局通過長期的實(shí)踐和經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，逐步總結(jié)出，總部對項(xiàng)目在質(zhì)量、安全等各方面的綜合檢查，重點(diǎn)在檢查項(xiàng)目組對這些工作的管理情況，逐步從現(xiàn)場的檢查變?yōu)閷ΜF(xiàn)場管理的檢查，檢查內(nèi)容重點(diǎn)在各種記錄和記錄的真實(shí)性上，取得了比較好的效果；
    (3)注重總結(jié)：項(xiàng)目的總結(jié)需要從多個方面進(jìn)行，包括技術(shù)的管理的商務(wù)的，也可以從其他方面進(jìn)行總結(jié)，總結(jié)的目的在于尋找企業(yè)的最佳時間在其他地方推廣，同時也避免項(xiàng)目的教訓(xùn)在其他項(xiàng)目重復(fù)出現(xiàn)；不善于總結(jié)的企業(yè)難以前進(jìn)，同樣不善于進(jìn)行項(xiàng)目總結(jié)的項(xiàng)目管理體系，難以實(shí)現(xiàn)自我完善；
    (4)注重兌現(xiàn)和處罰，使項(xiàng)目管理的底線逐步清晰；就目前國內(nèi)工程行業(yè)的管理情況，項(xiàng)目管理采取一定的負(fù)激勵還是非常有必要，在制度體系的設(shè)計中，使用這樣的手段也是必須的，筆者的建議是：處罰措施逐步細(xì)化到每一個項(xiàng)目的過程，只有與項(xiàng)目的實(shí)際運(yùn)行過程結(jié)合，才能達(dá)到可操作的程度；實(shí)施依據(jù)通過項(xiàng)目過程的檢查，審計等多種渠道獲得；處罰包括經(jīng)濟(jì)、個人前途、甚至法律責(zé)任。
    項(xiàng)目管理是施工企業(yè)的管理非常重要的環(huán)節(jié)，作為企業(yè)利潤來源的項(xiàng)目管理規(guī)范了，不僅利潤能有保障，同時也能有效地控制風(fēng)險，提升客戶的滿意度，從而支持企業(yè)的持續(xù)、穩(wěn)定、健康發(fā)展。在施工企業(yè)的管理實(shí)踐中，我們也可以得到同樣的啟示，規(guī)范的項(xiàng)目管理推動了企業(yè)的發(fā)展。(資料來源：項(xiàng)目管理者聯(lián)盟)