淺議IT項目管理成功的關(guān)鍵要素

    IT項目管理的成功不是以實施完驗收為終點，而是把系統(tǒng)真正用起來為終點。現(xiàn)層次的CIO知識結(jié)構(gòu)不僅限于懂IT，還涉及其他領(lǐng)域。
    就IT 項目管理軟件來說，其管理技巧對項目成功地實施所起的作用已為越來越多的人所承認(rèn)，逐漸成為人們的共識。在過去的30多年里，項目管理被認(rèn)為是管理一項新的、復(fù)雜活動的有效工具。隨著時間推移許多事實表明，項目管理和項目的成功不一定有必然聯(lián)系。兩者的目標(biāo)不同，時間控制、成本和程序常常是項目管理的目標(biāo)，不應(yīng)該將它與衡量項目的成果相混淆。經(jīng)驗還表明，即使管理失誤，也有可能成功地完成一個項目。反之也如此。
    一個項目可以被認(rèn)為是實現(xiàn)特殊目標(biāo)的結(jié)果，這一目標(biāo)包括一系列的活動及耗費(fèi)資源的任務(wù)。它必須在一項有明確開工和結(jié)束時間的計劃期內(nèi)完成。一個項目與選擇和確定購任務(wù)有關(guān)，它量終要為公司帶來綜合的利益。這個利益可能是金融方面的、市場上的或技術(shù)上的，還將是趨向于長期的，有賴于整個項目的全面完成。
    項目管理可以被解釋為控制項目目標(biāo)完成的過程，即人們利用現(xiàn)有的管理職能機(jī)構(gòu)和資源以及各種工具、技巧來管理項目，并且不擾亂公司的正常運(yùn)作。項目管理的作用是在一定的標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)將可利用的資源有效地用于完成一定的目標(biāo)。項目管理的功能包括對工作提出要求；規(guī)定工作的范圍；分配所霄的資源；規(guī)劃工作的實施方案，監(jiān)督工作的進(jìn)度以及調(diào)整實際進(jìn)度與計劃的偏差。適應(yīng)市場的要求，滿足投資者的利益，新項目運(yùn)作程序的特殊性，運(yùn)用管理來維持日常的運(yùn)行等，使得項目管理變得越來越重要而迫切。
    通常情況下一個大項目的全過程大致包括六個階段：概念的形成階段；規(guī)劃階段；生產(chǎn)（實施）階段；移交階段；項目使用階段；項目關(guān)閉。在這六個階段中項目的各種參與者、項目和項目管理的功能及各自的目標(biāo)、影響項目和項目管理獲得成功的因素、評價項目管理和項目成功的標(biāo)準(zhǔn)等各不相同。在評價項目及項目管理成功與否時，應(yīng)對不同情況進(jìn)行具體的分析。
    項目目標(biāo)歷包含的一系列重要參數(shù)，它體現(xiàn)了對投資者、管理者及市場開拓者的回報。事實上一系列變量及各種因素對完成這些目標(biāo)將發(fā)生重要影響。在Cash和Fox，Baker以及Kerzner，Wit和Kumar等人的著作中就曾經(jīng)衍生出許多變量和因素，其中主要包括：項目預(yù)期目標(biāo)；項目管理水平；與合作者的關(guān)系；項目與委托人的關(guān)系；對項目富有興趣的參與者；合同執(zhí)行狀況；法定協(xié)議執(zhí)行槽況；經(jīng)營策略的選擇與實施；管理與經(jīng)營的效率；糾紛的處理結(jié)果；利益分配。 
   項目管理軟件成功或失敗不總是取決于項目管理的成功或失敗、但是當(dāng)項目交付太遲或耗費(fèi)太大，甚至再也不能使用時，就存在例外。
    項目的確定性和最初的決策對項目的全面成功的影響是有決定性的。無論項目承包人如何努力也不可能挽回一個因為不高明的決策而瀕臨失敗的項目。同時也存在另外一種可能性，即項目管理對項目成功具有重要影響。一方面不好的項目管理可能會威脅一個有良好前景的項目取得成功。另一方面項目管理有助于用可行性研究去驗證不可能成功的設(shè)想；對委托人提出建議，放棄不可能成功的事。
IT項目管理成功的關(guān)鍵要素
    影響項目取得成功的因素是多方面的，人們的看法也不盡相同。例如：Morris和Hugh在論述項目的成功與失敗的先決條件時認(rèn)為，項目的成功有賴于如下因素：符合實際的目標(biāo)；競爭能力；當(dāng)事人的滿意程度；階段性目標(biāo)；其他合作者；市場效應(yīng)；項目執(zhí)行的狀況；項目可預(yù)測到的價值。在這里需要特別指出，項目管理及其技巧僅僅是項目豐富內(nèi)涵的一個組成部分。項目管理對項目成功具有一定的作用，但這個作用是有限度的，它要受諸多因素的制約。
    項目管理成功的內(nèi)涵是很豐富的，它們包含執(zhí)行預(yù)算的明確指標(biāo)，對項目進(jìn)度的滿意程度，質(zhì)量水平及合適的項目目標(biāo)。但如下的因素則極可能導(dǎo)致項目管理的失�。杭床磺‘�(dāng)?shù)捻椖恳罁?jù)，項目經(jīng)理的錯誤人選；缺乏支持的高層管理；任務(wù)不明確；缺少項目管理技術(shù)；錯誤運(yùn)用管理技術(shù)；無計劃的項目關(guān)停；對項目缺乏信心。相反，成功的項目管理要求有對完成該項目的確切的規(guī)范，精心委派有技能的項目經(jīng)理，有足夠的時間論證和確定項目，正確地制定項目中的行為規(guī)范，保證準(zhǔn)確、足夠的信息交流，適應(yīng)不斷變化情況的調(diào)整措施，調(diào)整職工的工作和報酬水準(zhǔn)，及時發(fā)現(xiàn)工作中的錯誤并迅速糾正和恢復(fù)工作。當(dāng)項目交付給顧客時它即完成使命，而此時項目管理也就結(jié)束了。事實上，項目管理與項目成功完全是兩碼事。許多人認(rèn)為，好的項目管理可以對項目的成功作出貢獻(xiàn)，但它未必可以阻止失敗。甚至有人認(rèn)為，盡管執(zhí)行了不好的項目管理，這個項目也可能成功的。
    影響IT項目管理是否成功的關(guān)鍵因素主要包括：項目的目標(biāo)、范圍是否明確，項目可行性研究和計劃是否完整和適當(dāng)，項目的組織是否健全、穩(wěn)定，是否獲得領(lǐng)導(dǎo)的積極支持，是否建立了有序的、有效的、良好的溝通渠道，是否具有有效、全面的項目管理，嚴(yán)格的變更控制，是否建立了良好的、積極的、團(tuán)隊合作的文化氛圍以及對需求的準(zhǔn)確識別等。
    （1）項目可行性研究和計劃
    “凡是預(yù)則立，不預(yù)則廢”。項目計劃的制定對于整個項目運(yùn)行來說無疑十分重要。在進(jìn)行IT項目立項之前應(yīng)該做好充分的調(diào)研工作，調(diào)研內(nèi)容至少應(yīng)當(dāng)包括：市場可行性調(diào)研、技術(shù)可行性調(diào)研、經(jīng)濟(jì)及成本可行性調(diào)研以及知識產(chǎn)權(quán)調(diào)研，企業(yè)在發(fā)現(xiàn)目標(biāo)市場以后，還需要具備了各種資源條件，確定自己是否能夠達(dá)到目標(biāo)，如果發(fā)現(xiàn)欠缺，就應(yīng)當(dāng)及時創(chuàng)造條件去彌補(bǔ)。一個完整的項目計劃應(yīng)當(dāng)包括：清晰的目標(biāo)；資源；成本；質(zhì)量；時間進(jìn)度；完成標(biāo)志；任務(wù)名稱、層次及其分解；上層任務(wù)的約束；下層任務(wù)的配合；階段里程碑以及團(tuán)隊組建。
    （2）進(jìn)度管理
    進(jìn)度管理是項目管理中的一個關(guān)鍵職能，也稱為時間管理，它對于項目進(jìn)展的控制至關(guān)重要。在范圍管理的基礎(chǔ)上，進(jìn)度管理通過確定、調(diào)整合理的工作排序和工作周期，在滿足項目時間要求的情況下，使資源配置和成本達(dá)到最佳狀態(tài)。進(jìn)度是計劃的時間表，應(yīng)該按計劃安排進(jìn)度。計劃決定需要做什么、誰去做、花多長時間、成本是多少等問題。
    項目進(jìn)度管理由下述5項任務(wù)組成：活動定義、活動順序、活動時間的估計、項目進(jìn)度編制、項目的進(jìn)度控制。在進(jìn)度管理中，“項目里程碑”的制定十分重要。項目里程碑要確定的一個關(guān)鍵點就是“交付物”。到某個階段，項目組要拿出實現(xiàn)定義好的“交付物”。企業(yè)及時對交付物進(jìn)行評審，確認(rèn)前一個階段的工作，才能繼續(xù)下一階段的工作。這對于項目進(jìn)度和質(zhì)量控制來說，都是十分重要的。如果在一定階段，沒有明確定義的“工作成果”，會對項目會帶來莫大的風(fēng)險，因為任何工作沒有得到評估和肯定，以后一旦出現(xiàn)反復(fù)，不但會浪費(fèi)時間，還會影響員工士氣，直接導(dǎo)致延誤項目的進(jìn)度，超時、超支情況的發(fā)生。
    （3）成本管理
    成本控制，并不僅限于現(xiàn)場管理、降低物耗、提高生產(chǎn)效率的聯(lián)想，事實上企業(yè)的成本包括了設(shè)計（研發(fā)）成本、制造成本、銷售成本三大部分。我們在關(guān)注制造成本、銷售成本等方面的同時，還應(yīng)把目光放得更高一點，以研發(fā)過程的成本控制作為整個項目成本控制的起點，這才是從整體出發(fā)，全面控制成本的關(guān)鍵。
    （4）風(fēng)險管理
    在項目管理中，風(fēng)險的定義是“能夠影響項目一個或多個目標(biāo)的不確定性”。它想強(qiáng)調(diào)的就是相關(guān)性。那些與目標(biāo)不相關(guān)的不確定性，應(yīng)該被排除在風(fēng)險管理過程之外。譬如，我們在上海實施一個IT項目，那么蘇州的產(chǎn)業(yè)政策變化是個不確定性因素，但是與上海的項目就是完全不相關(guān)的風(fēng)險。把風(fēng)險和目標(biāo)相聯(lián)系，就可以確保風(fēng)險識別過程關(guān)注于那些起作用的不確定性，而不要被不相關(guān)的風(fēng)險分散了我們寶貴的精力。
    風(fēng)險識別以后，我們就應(yīng)當(dāng)考慮這種不確定性會導(dǎo)致的后果。我們可以假定不確定性的幾種情況，分別分析它們會導(dǎo)致的結(jié)果，這就是“情景分析”方法。然后，企業(yè)就可以為各種情況制定應(yīng)對措施。根據(jù)項目風(fēng)險特性、項目組織抗風(fēng)險能力、可供選擇的風(fēng)險應(yīng)對措施和辦法、機(jī)遇和威脅等因素，采用購買保險、制定應(yīng)急計劃、從外部獲取各種資源、設(shè)立應(yīng)急的不可預(yù)見費(fèi)用、制定可代替的項目總體方案或具體實施方案等。風(fēng)險的控制和管理對于，及早識別項目的風(fēng)險，努力避免風(fēng)險事件的發(fā)生，積極消除風(fēng)險事件的后果，充分吸取項目風(fēng)險管理中的經(jīng)驗與教訓(xùn)來說，十分重要。
影響和決定IT項目成功的關(guān)鍵因素
    影響和決定一個IT項目成功的關(guān)鍵因素主要包括如下幾點：
    （1）計劃和溝通對于一個項目能夠成功管理是很重要的。他們能夠防止問題的產(chǎn)生，或者在問題產(chǎn)生時使問題對項目目標(biāo)產(chǎn)生的負(fù)面影響最小化；
    （2）項目開始之前要花費(fèi)一段時間建立一個考慮周全的計劃，對于任何項目的成功都是很必要的；
    （3）一個項目要有一個界定明確的目標(biāo)（一個期望的結(jié)果或產(chǎn)品）；
    （4）把客戶作為一個合作伙伴，要讓客戶積極參與到整個項目中來；
    （5）要使客戶滿意項目，就要及時和客戶做溝通，使客戶知道項目的進(jìn)度，以便決定是否改變期望的目標(biāo)程度；
    （6）有效的控制項目關(guān)鍵在于及時、定期的監(jiān)督實際的項目進(jìn)程，并和計劃做比較，如果有必要，要立即采取措施糾正；
    （7）項目結(jié)束后，要做一個績效評估，應(yīng)該從客戶和項目團(tuán)隊中得到反饋。
    影響項目成功的因素還有很多，具體問題還應(yīng)該具體分析，不同的項目有不同的特點，我們做項目管理要善于在項目的立項和執(zhí)行中找到關(guān)鍵因素，讓項目以得順利實施。
結(jié)束語
    一句話：投資回報這塊是兩方面的，一方面是能看得見的，譬如相關(guān)的報表分析等；另外一種是無形的，譬如簡化了公司的流程等。
    無論什么行業(yè)，項目管理都可以使企業(yè)通過更好的信息共享來提高生產(chǎn)率和降低成本，在有限的資源條件下更快地以更低的成本交付產(chǎn)品和服務(wù)，從而增加營收。項目管理可以幫助企業(yè)通過把日常工作標(biāo)準(zhǔn)化、減少可能被遺忘或被忽略的任務(wù)，來達(dá)到客戶的期望值；項目管理也能使可利用的資源以最有效的方式得到最佳的利用；項目管理還能使高級管理者洞察到組織內(nèi)正在發(fā)生的和將要發(fā)生的事件。（資料來源：項目管理者聯(lián)盟）