項目管理中的溝通原則與協(xié)商技巧

    在工程項目建設(shè)中，各方協(xié)作的成功依賴于有效的溝通與協(xié)調(diào)，總承包商的溝通與協(xié)調(diào)能力具有重要的作用。溝通與協(xié)調(diào)工作的好壞不僅反映出總承包商管理能力和水平的高低，也直接關(guān)系到建設(shè)項目的成敗。

一、項目溝通協(xié)調(diào)工作的目的和原則
　　通過溝通協(xié)調(diào)使之相互信任、尊重和理解，為項目實施創(chuàng)造良好的合作關(guān)系和工作環(huán)境，即為溝通與協(xié)調(diào)的目的。
　　建設(shè)工程主要包含項目建設(shè)方、承包商和監(jiān)理3個主要的組織系統(tǒng)，項目的溝通與協(xié)調(diào)工作包括項目業(yè)主、設(shè)計、承包商、監(jiān)理、分包之間的協(xié)調(diào)，政府管理部門、金融組織、社會團體、服務(wù)單位、物業(yè)管理以及周邊群眾等的協(xié)調(diào)。項目組織協(xié)調(diào)包括人際關(guān)系的協(xié)調(diào)、組織關(guān)系的協(xié)調(diào)、供求關(guān)系的協(xié)調(diào)、配合關(guān)系的協(xié)調(diào)、約束關(guān)系的協(xié)調(diào)。各種關(guān)系的協(xié)調(diào)均應(yīng)遵守如下原則：
　　1.守法是溝通與協(xié)調(diào)工作的第一原則。必須在國家和地方有關(guān)工程建設(shè)的法律、法規(guī)許可范圍內(nèi)去溝通和協(xié)調(diào)。
　　2.組織協(xié)調(diào)要維護公正和高效原則。要站在項目的立場上，公平的處理糾紛，一切以項目利益為原則。
　　3.協(xié)調(diào)與控制目標一致原則。在工程建設(shè)中，應(yīng)該注意工程安全、質(zhì)量、工期、環(huán)境的統(tǒng)一，不能有所偏廢，不能強調(diào)某一目標而忽視其他目標。
　　4.真實性原則。在溝通與協(xié)調(diào)工作中，信息作為溝通的基礎(chǔ)和傳達的內(nèi)容應(yīng)保證其真實可信，準確可靠。虛假錯誤的信息不僅會導(dǎo)致對方作出錯誤的決策判斷，且會失信于對方。

二、項目溝通協(xié)調(diào)工作的內(nèi)容和措施
　　在項目工程建設(shè)中，主要的溝通與協(xié)調(diào)工作內(nèi)容有協(xié)調(diào)與政府、公用事業(yè)、金融單位等有關(guān)管理部門的關(guān)系；溝通與協(xié)調(diào)監(jiān)理、勘察、設(shè)計、審計等單位工作；溝通與協(xié)調(diào)工程組成材料供應(yīng)商、專業(yè)分包的關(guān)系；總包方工作中存在的問題或爭議的協(xié)調(diào)、處理。
　　1.協(xié)調(diào)與政府、公用事業(yè)、金融單位等有關(guān)管理部門的關(guān)系
　　根據(jù)我國行業(yè)管理的規(guī)定、法規(guī)、法律，政府的各行業(yè)主管部門均會對項目的不同階段或全過程行使不同的審批權(quán)或管理權(quán)，如何與各行業(yè)主管部門進行充分、有效的組織協(xié)調(diào)，將直接影響項目建設(shè)目標的實現(xiàn)。在與政府主管部門組織協(xié)調(diào)時，重點應(yīng)注意以下幾點：
　　第一，應(yīng)充分了解、掌握屬地政府及各主管部門的法律、法規(guī)、規(guī)定的要求和相應(yīng)辦事程序，在溝通前應(yīng)做好相應(yīng)的準備工作，做到心中有數(shù)。
　　第二，發(fā)揮不同人員的相應(yīng)業(yè)績關(guān)系和特長，不同的政府主管部門由不同的專人、不同的職能部門負責協(xié)調(diào)，以保持穩(wěn)定的溝通渠道和良好的協(xié)調(diào)效果。
　　第三，應(yīng)發(fā)揚“山不過來，我過去”的辦事風格，積極主動的與屬地公安、城管、交通、環(huán)保、市政、消防、檔案、周邊居委等部門取得聯(lián)系，向相關(guān)部門匯報相應(yīng)的工程實施情況，聽取其相關(guān)意見，并了解相應(yīng)部門的最新管理信息，按照其要求辦理相關(guān)手續(xù)、制定相應(yīng)的管理制度，盡力使施工行為符合管理部門的管理規(guī)定，以便于取得其行政許可、審批及相關(guān)部門的信任、支持。
　　2.與設(shè)計、勘察、監(jiān)理、審計單位及工程組成材料供應(yīng)商、專業(yè)分包單位的溝通與協(xié)調(diào)措施。
　　總承包商要根據(jù)工程項目的實際，制訂本工程的組織管理網(wǎng)絡(luò)圖。該網(wǎng)絡(luò)圖標應(yīng)該明確各參建單位之間的關(guān)系，規(guī)定各參建單位的協(xié)調(diào)溝通渠道，并據(jù)此組織制訂項目總控制進度、安全、質(zhì)量計劃、成本總控計劃等。
　　與設(shè)計應(yīng)重點做好土建、結(jié)構(gòu)及各專業(yè)項圖紙設(shè)計之間的組織協(xié)調(diào)工作，減少因技術(shù)錯誤帶來的協(xié)調(diào)問題，及時組織各專業(yè)人員相互討論，以確保各階段設(shè)計思路、原則的一致性。特別是要積極配合設(shè)計人員進行詳圖、節(jié)點的繪制等工作以完善和細化設(shè)計。
　　對于供貨單位的組織協(xié)調(diào)，以合同管理為基礎(chǔ)，綜合運用技術(shù)、經(jīng)濟、法律手段，使各方在各自利益不同的條件下，能以實現(xiàn)項目建設(shè)的大目標為原則，及時地溝通、協(xié)商，處理相互之間的矛盾和問題，使項目各單位形成一個高效的建設(shè)團隊。
　　對監(jiān)理單位，應(yīng)注意樹立監(jiān)理對現(xiàn)場管理的權(quán)威，尊重監(jiān)理對于施工質(zhì)量的否決權(quán)、施工調(diào)度權(quán)等國家和地方法律、法規(guī)賦予的合法權(quán)益。發(fā)現(xiàn)施工質(zhì)量、進度問題，要及時地與監(jiān)理進行溝通協(xié)商。同時，充分發(fā)揮監(jiān)理在現(xiàn)場施工質(zhì)量、工期和工程量計量方面的監(jiān)督管理作用，應(yīng)該與總監(jiān)理工程師加強溝通與協(xié)調(diào)，尤其是現(xiàn)場施工重大問題的處理與決策，事先雙方要力爭能協(xié)商一致。
　　要熟知各個分包合同，對分包單位可能出現(xiàn)的矛盾進行預(yù)先分析，在工作中發(fā)現(xiàn)矛盾應(yīng)及時加以解決。要抓好施工關(guān)鍵部位，以及各專業(yè)分包單位的銜接界面，以避免和減少因工作劃分不清引起的各種矛盾。此外要重視開好工程例會，做到會前有準備、會中有重點、會后有檢查，確保組織協(xié)調(diào)工作的效果。分包商只顧自身施工管理，并且總是內(nèi)斂的，忽略項目整體系統(tǒng)性。要強化分包商主動配合總包管理的行為，弱化分包商內(nèi)斂行為，教育分包商樹立項目整體的系統(tǒng)觀念。

    3.總包方工作中存在的問題或爭議的協(xié)調(diào)、處理。
　　實踐證明，在工作中出現(xiàn)矛盾，往往是各相關(guān)部門信息不暢通，信息傳遞失誤、自行其是等引起的。因此，必須建立有效的溝通體系，使信息在整個工程建設(shè)的系統(tǒng)中得到良好的傳遞。過程管理中應(yīng)把一月一考核，改為一周一考核，最后改為一日一考核以加強溝通管理。
　　為適應(yīng)市場發(fā)展需要，做好溝通與協(xié)調(diào)工作，才能最終實現(xiàn)價值最大化的目標。（資料來源：中華建筑報）

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