加強工程項目檔案管理的有效途徑

當(dāng)前，工程項目檔案管理工作問題叢生，難以為企業(yè)提供準(zhǔn)確有效的信息資源，對企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展不利，所以要加強工程項目檔案管理。所存在的問題主要有：一是檔案人員素質(zhì)偏低。在工程建設(shè)企業(yè)中，普遍缺少專職檔案管理人員，涉及工程項目的相關(guān)資料也由不同部門的人員保管。極個別企業(yè)設(shè)有專職檔案管理人員，但是整體素質(zhì)偏低，對檔案管理的重視度不高，缺乏對相關(guān)檔案業(yè)務(wù)知識的掌握，在檔案資料的收集、整理、歸檔方面既不規(guī)范，又不成體系。這就導(dǎo)致在工程項目后期，相關(guān)資料容易缺失，從而給企業(yè)帶來損失。二是檔案管理意識淡薄。長期以來，工程建設(shè)企業(yè)把目標(biāo)放在直接經(jīng)濟效益上，而忽視了如檔案管理之類的重要信息管理工作，檔案管理部門甚至一度成為企業(yè)邊緣部門，這就是典型的檔案管理意識淡薄問題。三是檔案管理技術(shù)薄弱。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，設(shè)計、施工圖紙都是通過計算機終端完成，除了必要的紙質(zhì)檔案管理，對電子檔案的管理要求也相應(yīng)有所提高。但是，當(dāng)前許多企業(yè)在工程項目檔案管理方式仍是手工操作為主，簡單運用office軟件為輔，這樣的管理方式在對相關(guān)數(shù)據(jù)的檢索、瀏覽、分析上就顯得捉襟見肘，效率低下，缺乏專業(yè)性、技術(shù)性。
　　一、工程項目檔案管理的重要性
　　(一)工程項目檔案是工程項目的有機組成部分。工程項目檔案貫穿工程項目始終，是工程項目的有機組成部分，主要體現(xiàn)在施工前、施工中、工程竣工3個階段。1、施工前形成的檔案資料主要有2個方面，一個是工程立項文件，它真實記錄了工程項目決策、審批、確立過程，是項目預(yù)算編制及招投標(biāo)的依據(jù)。另一個是在項目預(yù)算、概要設(shè)計、招投標(biāo)過程中形成的文件資料，是項目勘測和設(shè)計的依據(jù)。2、在施工中又會產(chǎn)生建筑材料送檢的檢查報告等文件。3、工程竣工后，在驗收過程中會形成一系列驗收文件，作為對工程實質(zhì)考核的依據(jù)。
　　(二)工程項目檔案管理是質(zhì)量控制的重要環(huán)節(jié)。工程項目檔案管理作為工程項目的一個動態(tài)過程，它的目的是詳細(xì)記錄工程建設(shè)全過程，確保信息資源的及時跟進(jìn)，控制工程質(zhì)量�？偟膩碚f，工程項目檔案管理通過對人員、機械、材料、環(huán)境及工藝5個方面對質(zhì)量進(jìn)行控制。因為在工程項目檔案的收集編制范圍內(nèi)，詳細(xì)記錄了工作人員是否通過專業(yè)培訓(xùn)持證上崗、工程建設(shè)機械是否符合建設(shè)需求、建筑材料是否合格、施工與竣工通過影像所反映的場地環(huán)境變化、施工日志所反映的各項工藝等。只有做好這些檔案資料的管理，才能有效控制質(zhì)量。
　　(三)工程項目檔案是工程項目質(zhì)量的直接反映。隨著量化分析和精細(xì)化管理的推動，工程項目質(zhì)量在適用性、安全性、經(jīng)濟性、耐久性、可靠性等方面都有了一系列的精確評價體系。而工程項目檔案的詳細(xì)記錄，就是全面評價工程質(zhì)量的最好依據(jù)。比如，在工程竣工后，對隱蔽工程的評價，就必須依靠該隱蔽工程掩蓋前的圖紙、照片、錄像及現(xiàn)場記錄等檔案資料。
　　二、加強工程項目檔案管理的有效途徑
　　(一)加強檔案管理人員崗位技能培訓(xùn)。由于工程項目的特殊性，所涉及的檔案管理范圍比較廣泛，而檔案管理人員又多缺乏系統(tǒng)的檔案工作業(yè)務(wù)技能，這就需要加強檔案管理人員的崗位技能培訓(xùn)。在實際情況中，可以定期組織檔案管理人員加強學(xué)習(xí)檔案存儲知識、檔案管理知識、工程基礎(chǔ)知識等理論知識，并根據(jù)學(xué)習(xí)情況，組織參加檔案管理職稱考試，實現(xiàn)持證上崗;針對工程項目檔案的制成材料、整編要求、移交時間、竣工檔案驗收等內(nèi)容集中組織內(nèi)部業(yè)務(wù)培訓(xùn)或者外訓(xùn)。
　　(二)建立健全工程項目檔案管理制度。檔案管理工作的加強，關(guān)鍵還是要落實到制度上。在《檔案法》《建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督管理條例》等法規(guī)條例的基礎(chǔ)上，建立健全相關(guān)檔案管理制度。1、檔案管理登記制度。工程項目檔案是項目竣工后運行、管理、維修等工作的關(guān)鍵性依據(jù)，要及時掌握重點工程項目檔案的工作情況，提高檔案的利用率，檔案管理部門要做好檔案管理登記工作，通過登記明細(xì)，及時回訪檔案利用情況，得到有效的信息反饋。2、檔案資料整理、歸檔制度。檔案整理、歸檔要按照《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》(DA/T28-2002)執(zhí)行，項目文件的收集、整理、歸檔和移交要與項目準(zhǔn)備、施工和竣工同步進(jìn)行，在項目完成后根據(jù)合同協(xié)議要求向項目建設(shè)單位檔案管理部門移交項目文件。3、各部門檔案管理職責(zé)制度。檔案管理工作不僅是檔案管理部門的工作，還是各個部門的職責(zé)。各個部門要根據(jù)自身部門所涉及的工程內(nèi)容，登記和報送相關(guān)項目文件，參加相關(guān)檔案驗收及工程竣工驗收。業(yè)主單位更要做好重點工程項目文件材料的形成、整理、歸檔和保管工作。
　　(三)提高工程項目檔案管理信息化水平。工程項目檔案的管理應(yīng)該依靠提高信息化水平來提高檔案管理效率。檔案管理室除了配備計算機外，還要配備打印機、掃描儀等設(shè)備，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件，從而保證檔案管理軟件系統(tǒng)的安全。
　　(四)進(jìn)入施工現(xiàn)場增強檔案真實性�，F(xiàn)代檔案管理工作不再是大門不出、二門不邁的閉門工作，相反，更應(yīng)該是走進(jìn)施工現(xiàn)場，切實了解檔案真實性的工作。這就要求我們的檔案管理人員在整理歸檔檔案時，要深入到施工現(xiàn)場，把自己放在專業(yè)技術(shù)人員的位置上，對檔案所涉及到的工程項目進(jìn)行現(xiàn)場調(diào)查分析，有了充足的了解后再進(jìn)行檔案編制工作。
　　工程項目檔案的管理，是對檔案的合理利用，是企業(yè)收集信息資源的重要工作。只有進(jìn)一步加強對工程檔案的管理，采取科學(xué)有效的途徑，才能使檔案價值得到體現(xiàn)，為企業(yè)發(fā)展提供決策信息。(項目管理者聯(lián)盟)
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