項(xiàng)目管理它到底是管什么的

管理項(xiàng)目，項(xiàng)目里包含的事很多。我們通常認(rèn)為管理一個(gè)項(xiàng)目，這個(gè)項(xiàng)目從前到后需要經(jīng)過哪些步驟，我們把它叫做業(yè)務(wù)流程。里面涉及到很多專項(xiàng)的技術(shù)，可能有的要跟職能部門銜接，有的要跟運(yùn)營部門銜接，這里面要涉及到各種不同的事，這些都被包含在項(xiàng)目內(nèi)的工作。
　　那管理項(xiàng)目是做什么，管理項(xiàng)目要解決的問題是通過一套方法能夠讓這個(gè)項(xiàng)目過程更加順暢，更有效率地發(fā)生，這個(gè)叫做項(xiàng)目管理。所以項(xiàng)目管理本質(zhì)上是搭載在項(xiàng)目業(yè)務(wù)流程之上的，出現(xiàn)項(xiàng)目管理的目的就是為了讓這個(gè)項(xiàng)目過程更快，質(zhì)量更好，讓大家中間的痛苦更少，如果這個(gè)目的沒有達(dá)到的話，我們發(fā)現(xiàn)這個(gè)項(xiàng)目管理本身是沒有發(fā)揮效力的。項(xiàng)目管理本身練的是資源整合的能力，跟管理項(xiàng)目不完全一樣。
　　我們怎么保證項(xiàng)目過程的實(shí)現(xiàn)呢?這個(gè)就討論到項(xiàng)目管理的問題上了。
　　美國PMI的定義：
　　什么是項(xiàng)目管理?從美國人的角度看，站在美國的文化下項(xiàng)目管理更加側(cè)重于把知識、技能、工具、技術(shù)應(yīng)用于項(xiàng)目活動，滿足項(xiàng)目要求。這是說在做項(xiàng)目的過程中，大家要長知識，要學(xué)技能，要學(xué)會用工具和技術(shù)把這些東西綜合使用，我們才能有可能把項(xiàng)目管理做好，這是從做事的角度。
　　1.那知識和技能的區(qū)別是什么呢?相當(dāng)于一個(gè)是理論，一個(gè)是實(shí)踐，技能強(qiáng)調(diào)的是實(shí)踐的問題。美國人對項(xiàng)目管理的定義沒有說只是把知識應(yīng)用了就可以，也沒有說只是把工具和技術(shù)應(yīng)用就可以。
　　2.還得看一下工具和技術(shù)的區(qū)別是什么?工具不一定是技術(shù)，例如一個(gè)表單，一個(gè)模塊都是一個(gè)工具，一個(gè)新系統(tǒng)也是工具，工具是你簡化一個(gè)過程所借助的東西。借助工具的目的是為了簡化一個(gè)過程，最怕的是借助工具之后反而把這個(gè)事變復(fù)雜了。技術(shù)是來源于我們引進(jìn)了別人的最佳實(shí)踐，是把人家成功的套路拿過來之后去借用了一下，這個(gè)是引進(jìn)了一個(gè)套路性的東西。
　　知識、技能、工具和技術(shù)這些都跟重要。我們做項(xiàng)目的過程中，第一得學(xué)知識，第二要提升自己的技能，第三要學(xué)會借助一些工具簡化這些過程，第四要學(xué)會引進(jìn)其他人的最佳實(shí)踐，幫助自己能夠更容易去做這些事情，這些都得考慮，這是從事的角度來說。
　　英國PRINCE2的定義：
　　對于項(xiàng)目管理，從人的角度來說，英國流派的PRINCE2關(guān)注的是什么?這里換了一個(gè)角度，英國人根本不提工具、技術(shù)的事了。他們的定義是說：項(xiàng)目管理是對項(xiàng)目的各個(gè)方面和利益相關(guān)方的動機(jī)進(jìn)行技術(shù)、授權(quán)、監(jiān)督和控制，從而在預(yù)期的時(shí)間、成本、質(zhì)量、范圍、收益、風(fēng)險(xiǎn)等各項(xiàng)指標(biāo)之內(nèi)，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的目標(biāo)。
　　在這個(gè)定義里面，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的目標(biāo)是最后一步，意味著這個(gè)逗號之前的事都是在立項(xiàng)之前發(fā)生的，那立項(xiàng)之前我們需要做什么?
　　根據(jù)定義，第一步是“對項(xiàng)目的各個(gè)方面和利益相關(guān)方的動機(jī)進(jìn)行……”，那我們得先知道都有哪些利益相關(guān)方，光知道利益相關(guān)方還不夠，還得知道利益相關(guān)方的動機(jī)是什么，這個(gè)還是比較難的。意味著當(dāng)我們看到這個(gè)項(xiàng)目組里涉及到幾個(gè)相關(guān)部門之后，我們必須要去判斷這個(gè)部門對于這個(gè)項(xiàng)目的態(tài)度可能是什么，這件事叫動機(jī)。這是第一步，為什么這樣講?因?yàn)楹芏囗?xiàng)目組從開始就不知道這個(gè)項(xiàng)目組中各個(gè)不同的人為什么不配合，是因?yàn)槟悴恢�道人家的動機(jī)。
　　第二步是當(dāng)我們知道各個(gè)利益相關(guān)方的動機(jī)之后，根據(jù)定義是要“進(jìn)行計(jì)劃、授權(quán)、監(jiān)督、控制”，這是在干什么?其實(shí)就是在搭一個(gè)臺子。當(dāng)我們知道各個(gè)利益相關(guān)方的想法之后必須要通過搭一個(gè)臺子去建立一個(gè)受控機(jī)制，這個(gè)過程中國人講叫做布局的過程。既然談到布局，這會涉及到我們在做項(xiàng)目的過程中，搭的這個(gè)臺子，這個(gè)舞臺是一個(gè)局。這個(gè)“局”通常用在哪兒，例如什么布局、格局，還有一些單位，例如什么中鐵十八局。通常我們認(rèn)為局是邊界，當(dāng)我們談一個(gè)“局”的時(shí)候，這其實(shí)是你舞臺的邊界。
　　如果在項(xiàng)目管理過程中，我們談?wù)摬季趾透窬值臅r(shí)候，首先得把項(xiàng)目邊界劃出來，這是你的管轄范疇，局就是管轄范疇。那“格局”是在格什么東西?我發(fā)現(xiàn)這一大塊不好管，我得把它分成幾個(gè)格，這樣的話每個(gè)在里面活動的人都按照各自的范圍去活動，這樣比一大群人在一起的時(shí)候好很多，所以先進(jìn)行一個(gè)劃格的動作。所謂布、格的意思就是得琢磨怎么劃這個(gè)格能夠保證大家都在各自的范圍之內(nèi)做事情，而不是大家互相亂做，因?yàn)槟菢泳蜎]有配合了。
　　所以定義中“進(jìn)行計(jì)劃、授權(quán)、監(jiān)督、控制”這個(gè)本質(zhì)上是說搭了一個(gè)臺子，之后在上面設(shè)定各自不同的要求，這樣不同的人在不同的格里做事情的時(shí)候這件事才具備一個(gè)受控的概念，很多時(shí)候我們最怕的是項(xiàng)目過程失控，反過來就是項(xiàng)目受控。
       項(xiàng)目受控是受誰的控?首先在我們國家，不光是在我們國家，一定不能說項(xiàng)目是受項(xiàng)目經(jīng)理的控制，這樣矛盾都指向了項(xiàng)目經(jīng)理。英國人推行標(biāo)準(zhǔn)化的時(shí)候發(fā)明了受控這個(gè)詞，所以受控一直以來的含義是大家受標(biāo)準(zhǔn)的控制，不受人的控制。任何時(shí)候我們說受人的控制，大家都會產(chǎn)生逆反心理，但受標(biāo)準(zhǔn)的控制大家就可以接受，因?yàn)闃?biāo)準(zhǔn)是大家的共識。大家誰也不能去質(zhì)疑人民的決定，你要質(zhì)疑人民的決定，意味著你是反叛所有人，你要背叛所有人意味著你會被驅(qū)逐出群體，所以沒有人敢干這種事，所以大家不會去對抗集體。
　　這時(shí)候產(chǎn)生了一個(gè)疑問，這個(gè)受控指的是受控的標(biāo)準(zhǔn)，這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)是哪兒來的?在我們的項(xiàng)目組中如果本來有一套適合的標(biāo)準(zhǔn)那項(xiàng)目經(jīng)理就很輕松了，我們說標(biāo)準(zhǔn)都是這么寫的，不按這個(gè)做那做的是不對的。最怕的是沒有標(biāo)準(zhǔn)，或者說有一套標(biāo)準(zhǔn)大家不承認(rèn)，這個(gè)等于沒有，那這個(gè)時(shí)候我們得產(chǎn)生一套讓自己人能夠達(dá)成共識的標(biāo)準(zhǔn)，這時(shí)候我們就是在“進(jìn)行計(jì)劃、授權(quán)、監(jiān)督、控制”。
　　項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)來源于什么?大家得對這個(gè)項(xiàng)目的價(jià)值能達(dá)成共識，對于項(xiàng)目的計(jì)劃、角色職責(zé)分工、對質(zhì)量控制點(diǎn)、對評價(jià)指標(biāo)達(dá)成共識，做這些事是要打造一個(gè)大家能夠達(dá)成共識的標(biāo)準(zhǔn)出來，一定得在項(xiàng)目啟動之前完成。如果一旦在項(xiàng)目啟動之后才開始，這個(gè)項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)基本上成不了。
　　為什么不能項(xiàng)目做起來之后再推動建立項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)這件事?幾乎所有的政策都是先制定完了再實(shí)施，不能是邊實(shí)施邊制定。因?yàn)楹芏鄷r(shí)候大家沒有干活的時(shí)候，制定這件事的深淺對于大家的影響還不是特別大。當(dāng)項(xiàng)目的活已經(jīng)干起來了，再去劃分這個(gè)活該誰去干，肯定沒有辦法劃分。這個(gè)就跟做生意一樣必須先簽合同再實(shí)施，如果一旦這個(gè)過程實(shí)施了再回來補(bǔ)合同，基本上會遇到很多困難。
　　我們前期定的這個(gè)立項(xiàng)報(bào)告理論上應(yīng)該是一個(gè)合同，這個(gè)合同其實(shí)不光約束的是項(xiàng)目經(jīng)理和上面的領(lǐng)導(dǎo)，而且更多地是約束項(xiàng)目成員和項(xiàng)目經(jīng)理，簽合同的這件事必須在項(xiàng)目開展工作之前，不能等到開展到一半的時(shí)候，合同里很多東西沒有約束，再重新談這件事情很難談。
　　“進(jìn)行計(jì)劃、授權(quán)、監(jiān)督、控制”最后是要形成項(xiàng)目管理的規(guī)章制度，不管是不是公司的，至少在自己項(xiàng)目的范圍之內(nèi)必須有這么一套東西。當(dāng)然不是說要自己寫，我們可以借鑒其他的東西，最后的結(jié)論是大家都有一個(gè)共識，這個(gè)項(xiàng)目開始之后得按照這個(gè)去走，而且通常最好在項(xiàng)目啟動會當(dāng)著各位領(lǐng)導(dǎo)的面把這個(gè)共識公布一下，表明大家共同認(rèn)為，那這是集體的決定不是項(xiàng)目經(jīng)理的決定，以后項(xiàng)目經(jīng)理不做任何決定，項(xiàng)目經(jīng)理永遠(yuǎn)是轉(zhuǎn)達(dá)集體的決定或者是領(lǐng)導(dǎo)的決定。這是第二步，得通過計(jì)劃、授權(quán)、監(jiān)督、控制搭一個(gè)臺子出來，這是我們可以受控的基礎(chǔ)。
　　第三步，得整出來項(xiàng)目的評價(jià)指標(biāo)，這個(gè)評價(jià)指標(biāo)就是時(shí)間、成本、質(zhì)量、范圍、風(fēng)險(xiǎn)、收益。如果沒有評價(jià)指標(biāo)的話，這個(gè)項(xiàng)目過程到底是否受控我們是不知道的，我們之前只是搭的一個(gè)臺子但并沒有一個(gè)測量方法。評價(jià)指標(biāo)背后是要解決測量方法的問題，但是測量方法一般一上來很難把所有的東西都測量得了。
　　測量最大的挑戰(zhàn)來源于什么?其實(shí)最大的挑戰(zhàn)是數(shù)據(jù)源沒有了。很多時(shí)候這個(gè)項(xiàng)目過程中不是我們不想知道它的進(jìn)展如何，是發(fā)現(xiàn)收集不上來所需要的信息，所以收集數(shù)據(jù)也需要在立項(xiàng)之前約定。從一開始就得跟所有人商量好了，但絕不能叫考核，通常我們喜歡叫做匯報(bào)。至少每個(gè)不同的人每隔一段時(shí)間匯報(bào)一下和溝通工作進(jìn)展，這件事情是正常的，這個(gè)時(shí)候我們得解決數(shù)據(jù)源的問題，就是什么人到底在什么階段通過什么形式能提供什么信息，如果這個(gè)數(shù)據(jù)沒有的話，這個(gè)偏差的管理是根本沒有辦法進(jìn)行的。偏差管理沒有辦法進(jìn)行的話不管設(shè)定什么指標(biāo)都沒有意義，因?yàn)槿鄙贁?shù)據(jù)所有的東西都用不上。
　　比如上一個(gè)系統(tǒng)，上再先進(jìn)的項(xiàng)目管理系統(tǒng)，最后發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)源沒有，那這個(gè)系統(tǒng)也不可用。所以不在于系統(tǒng)是否先進(jìn)，而是在于能不能說服源頭的人把數(shù)據(jù)按時(shí)提供上來，這個(gè)變得非常重要。要解決這個(gè)問題得在項(xiàng)目立項(xiàng)之前，大家得先商量好了，如果不商量好，如果項(xiàng)目進(jìn)展到一半了，再找大家要數(shù)據(jù)，基本要不來，很困難。
　　如果前面的這幾步都沒有做，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的目標(biāo)是很不容易的，大家可以回顧一下自己之前在項(xiàng)目里這些事是否有做，如果這些事都沒有做這個(gè)項(xiàng)目管控起來有比較大的挑戰(zhàn)。項(xiàng)目的指標(biāo)可以有這些：成本、時(shí)間、質(zhì)量、范圍、風(fēng)險(xiǎn)、收益。
　　項(xiàng)目管理本質(zhì)上是對于項(xiàng)目的各個(gè)方面和利益相關(guān)方的動機(jī)進(jìn)行計(jì)劃、授權(quán)、監(jiān)督和控制，就是搭臺子。識別項(xiàng)目各個(gè)方面和利益相關(guān)方的動機(jī)這件事按照管理學(xué)的說法叫做識別環(huán)境，按照通俗的說法是先搞清楚狀況，現(xiàn)在最怕的是很多項(xiàng)目經(jīng)理沒有搞清楚狀況就開始做項(xiàng)目了，很多時(shí)候項(xiàng)目做不下去都不知道為什么。先搞清楚狀況再搭臺子，搭了臺子之后想辦法解決數(shù)據(jù)源的問題，這時(shí)候才能做項(xiàng)目評價(jià)，之后才有可能實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的目標(biāo)。這個(gè)就是項(xiàng)目管理管什么的問題。(項(xiàng)目管理者聯(lián)盟)
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