項(xiàng)目管理思維的影響力

你可以將很多工作中和生活中需要處理的復(fù)雜事情“項(xiàng)目化”。當(dāng)你越來(lái)越多地將工作和生活中的事務(wù)以項(xiàng)目的方式來(lái)處理和推進(jìn)執(zhí)行時(shí)，或許連你自己也沒(méi)有意識(shí)到，其實(shí)你擁有的就是“項(xiàng)目管理思維”。 　　

什么是項(xiàng)目管理思維?我們嘗試著聊一聊項(xiàng)目管理思維常常涉及到的七個(gè)方面，希望可以幫助你在面對(duì)一件待解決的復(fù)雜事務(wù)時(shí)，能夠理清思路、考慮周全、明確行動(dòng)并且最終收獲寶貴的經(jīng)驗(yàn)。

1、聚焦目標(biāo)，策劃為先 　　

參考 PMI (美國(guó)項(xiàng)目管理協(xié)會(huì))關(guān)于項(xiàng)目的定義，項(xiàng)目的目標(biāo)應(yīng)該是創(chuàng)造出獨(dú)特的產(chǎn)品、服務(wù)或成果。所以，項(xiàng)目管理思維通常會(huì)讓人們?cè)诿鎸?duì)一件待解決的復(fù)雜事務(wù)時(shí)，先聚焦目標(biāo)，思考清楚完成這件事產(chǎn)生出來(lái)什么樣的產(chǎn)品、服務(wù)或成果才算達(dá)成了目標(biāo)。

日常工作中，你會(huì)遇到產(chǎn)品、銷(xiāo)售、市場(chǎng)、財(cái)務(wù)等各類(lèi)的部門(mén)和團(tuán)隊(duì)目標(biāo)。而生活中的個(gè)人目標(biāo)，也會(huì)包括在購(gòu)物、休閑、旅行、組織聚會(huì)等日�；顒�(dòng)中。

在你通過(guò) SMART 原則去構(gòu)建一個(gè)清晰的目標(biāo)的時(shí)候，別忘了后續(xù)一切的努力都是在向著這個(gè)目標(biāo)而前進(jìn)。僅僅有目標(biāo)還不夠，還要用目標(biāo)來(lái)指導(dǎo)你的方向，成為評(píng)判你行為的依據(jù)。

項(xiàng)目管理的本質(zhì)就是追求把策劃的與實(shí)施的趨向于一致。把項(xiàng)目分為啟動(dòng)、計(jì)劃、執(zhí)行、監(jiān)控與收尾五個(gè)階段(過(guò)程)就是一個(gè)策劃的過(guò)程，那么日常工作和項(xiàng)目管理過(guò)程中，事先策劃是做好一項(xiàng)工作的前提，也是避免返工，減少浪費(fèi)時(shí)間的最為有效的手段。 　　

2、制定并重視計(jì)劃

想要完成一件事情，通常需要有計(jì)劃地去完成。所謂「謀定而后動(dòng)」，講的就是先制定好計(jì)劃，謀劃準(zhǔn)確周到后再行動(dòng)。計(jì)劃可以是一個(gè) Excel 表格，可以是一個(gè)貼上便簽的看板，也可以是一張繪制精良的甘特圖�？傊�，你需要一個(gè)計(jì)劃來(lái)為你勾勒出在未來(lái)完成這件事預(yù)期的進(jìn)展和完成時(shí)間。 　　產(chǎn)品 Roadmap 是一個(gè)粗粒度的產(chǎn)品計(jì)劃，工程進(jìn)度表是一個(gè)詳細(xì)的施工進(jìn)展計(jì)劃，商業(yè)培訓(xùn)課表是一個(gè)完成課程的培訓(xùn)計(jì)劃。

在一件待解決的事情面前，有意識(shí)地先去制定計(jì)劃，是項(xiàng)目管理中很重要的一種思維方式。計(jì)劃不同于策劃，計(jì)劃更明確、更具體。計(jì)劃大到人生的規(guī)劃，小到月計(jì)劃、周計(jì)劃，日常工作安排，有計(jì)劃的工作才能有條不紊，有計(jì)劃的工作才能充分準(zhǔn)備，周詳安排，不至于忙亂出錯(cuò)，減少返工，提升效率。 　　

3、成本思維 　　

每做一項(xiàng)工作都需要花費(fèi)成本，其中時(shí)間就是最基本的成本。在進(jìn)行工作時(shí)，要視花費(fèi)時(shí)間為一種投資行為，也就是說(shuō)你花掉了一個(gè)小時(shí)的時(shí)間，你是否創(chuàng)造了超過(guò)一個(gè)小時(shí)時(shí)間成本的價(jià)值。 　　比較兩者之間的差距，會(huì)讓你更加珍惜時(shí)間、節(jié)省時(shí)間。

4、考慮風(fēng)險(xiǎn)

一次做對(duì)，每一件你要完成的事情，都有或多或少的因素導(dǎo)致你可能無(wú)法完成，或者完成的時(shí)間、質(zhì)量、成本等等無(wú)法達(dá)到滿(mǎn)足目標(biāo)要求，這些因素就是你需要考慮的風(fēng)險(xiǎn)。 　　

關(guān)于風(fēng)險(xiǎn)的考慮，可以很宏觀，例如一個(gè)商業(yè)地產(chǎn)的投資項(xiàng)目，需要考慮國(guó)家和當(dāng)?shù)卣�策與環(huán)境的風(fēng)險(xiǎn);可以很復(fù)雜，例如一個(gè)大型的通信系統(tǒng)工程項(xiàng)目可能會(huì)涉及商務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、技術(shù)方案風(fēng)險(xiǎn)、售后實(shí)施和服務(wù)風(fēng)險(xiǎn); 可以很細(xì)微，例如一場(chǎng)重要的產(chǎn)品宣講會(huì)可能會(huì)有現(xiàn)場(chǎng)翻頁(yè)筆沒(méi)電和麥克風(fēng)效果不好的風(fēng)險(xiǎn); 也可以很難以掌控，一次策劃良久的出國(guó)旅行可能因?yàn)楹炞C的辦理而延遲幾個(gè)月的時(shí)間。擁有風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，可以讓你做事時(shí)能提前進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避、應(yīng)對(duì)措施和心理準(zhǔn)備，提高達(dá)成目標(biāo)的成功率和調(diào)整對(duì)于結(jié)果的心理預(yù)期。 　　

項(xiàng)目目標(biāo)管理中強(qiáng)調(diào)目標(biāo)分解與目標(biāo)達(dá)成的跟蹤，項(xiàng)目工作并不提倡反復(fù)測(cè)試或者臨時(shí)方案的理念，而是直接針對(duì)目標(biāo)制訂計(jì)劃和行動(dòng)方案。 所以，項(xiàng)目管理強(qiáng)調(diào)一次性做對(duì)，一次性做好，同樣日常工作與生活中一次性把工作做到位的思維也是減少返工，提升工作效率的有效方法。 　　

5、系統(tǒng)性思考分解工作，并行處理

無(wú)論是策劃一場(chǎng)產(chǎn)品發(fā)布會(huì)、組織一次全員培訓(xùn)、策劃一場(chǎng)婚禮，還是安排一次全家旅行，都需要通過(guò)系統(tǒng)性的思考來(lái)綜合認(rèn)知完成這件事的整體概貌、階段和步驟，然后將它們分解成一個(gè)個(gè)有產(chǎn)出成果的任務(wù)，并且在整個(gè)過(guò)程中可以隨時(shí)地監(jiān)控完成進(jìn)展和狀態(tài)。 系統(tǒng)性的思考有助于建立對(duì)于事務(wù)認(rèn)知的整體觀和全局觀，從多維度動(dòng)態(tài)地綜合考慮問(wèn)題。經(jīng)過(guò)系統(tǒng)性的思考，將達(dá)成目標(biāo)需要的工作進(jìn)行分解，定義工作的范圍，劃分階段和任務(wù)層級(jí)，讓每個(gè)分解的任務(wù)呈現(xiàn)可監(jiān)控的狀態(tài)，并且有可交付的成果。 在項(xiàng)目管理專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域，一般常用 WBS(工作分解結(jié)構(gòu))來(lái)描述和呈現(xiàn)這一思維的過(guò)程和成果。

工作中我們每天會(huì)有很多待處理的任務(wù)，通常大家的習(xí)慣是做完一件工作后才開(kāi)始處理另外一個(gè)工作，對(duì)于我們?nèi)粘９ぷ骱蜕�活�?lái)說(shuō)，我們需要練就并行處理工作任務(wù)的能力，比如聽(tīng)會(huì)議時(shí)可以寫(xiě)報(bào)告(特別說(shuō)明的是一邊聽(tīng)一邊寫(xiě)，不受影響)、同時(shí)操縱幾臺(tái)電腦，在做飯時(shí)把要聽(tīng)的財(cái)經(jīng)節(jié)目聽(tīng)完等; 也就是《神雕俠侶》中周伯通的左右互博術(shù)吧，我們需要練就這種能力，并且養(yǎng)成習(xí)慣。學(xué)會(huì)并行處理工作是有效節(jié)省時(shí)間、提升工作效率的重要手段。

6、過(guò)程處理并善于總結(jié)

項(xiàng)目管理普遍采用節(jié)點(diǎn)或里程碑評(píng)價(jià)的管理模式，這是一種過(guò)程監(jiān)控管理的有效手段。同樣，這種方法適用于我們的工作與生活，階段進(jìn)行總結(jié)與反思，能夠有效提升工作質(zhì)量，及時(shí)修正錯(cuò)誤，為最終達(dá)成目標(biāo)提供支持。 更為重要的是，階段總結(jié)能夠使工作成果整理固化，形成知識(shí)沉淀，在后續(xù)工作或項(xiàng)目中形成便于引用與輸出。

善于總結(jié)，可以幫助你沉淀工作經(jīng)驗(yàn)和生活閱歷。以一個(gè)實(shí)踐 Scrum 的敏捷研發(fā)項(xiàng)目為例，每一個(gè)研發(fā)的迭代周期結(jié)束時(shí)整個(gè)團(tuán)隊(duì)會(huì)召開(kāi) Sprint 回顧會(huì)議，用來(lái)總結(jié)在這次迭代中有哪些是團(tuán)隊(duì)做得好或者不好的地方，好的地方號(hào)召大家以此為榜樣，在以后的工作中繼續(xù)保持;不好的地方要吸取教訓(xùn)，避免以后再次發(fā)生。 生活中也是一樣，每次三五親朋好友的家庭聚會(huì)后，細(xì)心的主人會(huì)總結(jié)今天哪一道菜最受歡迎，下次聚會(huì)時(shí)分量可以增加一些;哪位朋友遲到了，下次聚會(huì)得重點(diǎn)提醒來(lái)早一些;可以向哪位朋友請(qǐng)教游戲的技巧，下次聚會(huì)可以讓自己的表現(xiàn)讓大家眼前一亮。 　　

7、團(tuán)隊(duì)協(xié)作與有效溝通 　　

解決一件復(fù)雜的事情，需要團(tuán)結(jié)參與其中的所有人來(lái)共同努力。 首先要能明確團(tuán)隊(duì)成員之間基于任務(wù)的責(zé)任矩陣，讓整個(gè)團(tuán)隊(duì)責(zé)權(quán)明晰;其次，完成自己任務(wù)的同時(shí)，還能協(xié)助團(tuán)隊(duì)里的其他人完成任務(wù)。同時(shí)，溝通的重要性不言而喻。 　

一群人相互之間想要做到有效溝通，通常要能達(dá)成三點(diǎn)： 　　

1)我能隨時(shí)從團(tuán)隊(duì)其他成員那里獲取我想要的信息; 　　

2)我提供的信息能隨時(shí)傳達(dá)到可能需要的團(tuán)隊(duì)其他成員那里去; 　　

3)盡可能消除或減少信息在成員之間的中轉(zhuǎn)。 　　

就像一個(gè)互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)品的誕生需要產(chǎn)品經(jīng)理、設(shè)計(jì)師、工程師的緊密協(xié)作一樣，一場(chǎng)成功的新聞發(fā)布會(huì)離不開(kāi)主辦方、承辦方、嘉賓和媒體的共同策劃、組織與配合，一次家庭聚會(huì)的成功組織離不開(kāi)親朋好友的積極參與和相互支持，團(tuán)隊(duì)協(xié)作與有效溝通從始至終都發(fā)揮著不可替代的作用。 項(xiàng)目溝通管理強(qiáng)調(diào)識(shí)別信息并及時(shí)將信息傳遞給有需要的人，做到精準(zhǔn)表達(dá)與高效溝通。那么，高效的溝通同樣是提升工作效率、節(jié)省時(shí)間的有效手段。

日常工作中，同樣要規(guī)劃溝通，采用什么樣的形式傳遞與傳播信息給你的人際圈，對(duì)別人需要了解你的信息能夠方便、快捷地獲取與了解。做好信息需求的便捷獲取將是減少問(wèn)詢(xún)的最有效方式。 　　無(wú)論是在工作中還是生活中，面對(duì)問(wèn)題時(shí)能夠聚焦目標(biāo)，通過(guò)系統(tǒng)性思考來(lái)分解工作，制定計(jì)劃，促進(jìn)團(tuán)隊(duì)協(xié)作和有效溝通，考慮風(fēng)險(xiǎn)并且善于總結(jié)，這些項(xiàng)目管理的思維可以讓你切實(shí)地從中受益。