大型活動項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理

特殊活動尤其容易受到風(fēng)險(xiǎn)的影響。在活動領(lǐng)域中，風(fēng)險(xiǎn)指的是特殊活動或慶典沒有達(dá)到預(yù)期目標(biāo)的可能性。特定的場地、擁擠的人群、新雇的工作人員和志愿人員、大量設(shè)備的運(yùn)輸、狂歡氣氛，這些都是危險(xiǎn)潛在的地方。那些忽視風(fēng)險(xiǎn)防范管理的活動管理者將會招致危險(xiǎn)，并縮短自己的活動管理生涯。對潛在危險(xiǎn)進(jìn)行謹(jǐn)慎評估并采取預(yù)防措施是風(fēng)險(xiǎn)管理的基礎(chǔ)。風(fēng)險(xiǎn)并不一定會造成傷害。當(dāng)一個(gè)活動主辦單位贏得了該活動的主辦權(quán)時(shí)，原因之一就是別的公司可能會認(rèn)為主辦這個(gè)活動風(fēng)險(xiǎn)過高。風(fēng)險(xiǎn)是商業(yè)企業(yè)的基石，不冒風(fēng)險(xiǎn)也就不存在競爭優(yōu)勢，不冒風(fēng)險(xiǎn)也就不存在走鋼絲和極限運(yùn)動。一個(gè)活動的特殊性，部分就在于它的風(fēng)險(xiǎn)性——以前無人嘗試過。

根據(jù)澳大利亞的標(biāo)準(zhǔn)，術(shù)語“風(fēng)險(xiǎn)管理”適用于與任何活動、儀式或過程相關(guān)的建立背景、確定、分析、評估、協(xié)商、監(jiān)控和傳達(dá)風(fēng)險(xiǎn)的邏輯和系統(tǒng)方法，這些方法的使用在一定程度上可以最大限度地降低活動的損失，并增加成功的概率。風(fēng)險(xiǎn)管理不僅要發(fā)現(xiàn)機(jī)會，還要避免或減輕損失�；顒庸芾碇械母鱾�(gè)部分都存在潛在風(fēng)險(xiǎn)。勃朗赫(1990年)將主要領(lǐng)域的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行了如下的分類。

1、管理：組織結(jié)構(gòu)和辦公布局可以減少對工作人員的風(fēng)險(xiǎn)。

2、宣傳和公共關(guān)系：宣傳部分也需要進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理。宣傳人員本身具有的特點(diǎn)決定了他們在工作中更加關(guān)注行動所能帶來的成果，而傾向于忽視潛在的風(fēng)險(xiǎn)。

3、健康和安全：大多數(shù)風(fēng)險(xiǎn)管理都很關(guān)注這一領(lǐng)域。預(yù)防損失計(jì)劃和安全控制計(jì)劃都是任何風(fēng)險(xiǎn)管理策略的重要組成部分。與食品特許的衛(wèi)生和衛(wèi)生設(shè)施要求相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)該引起特別重視。

4、擁擠管理：對擁擠人群、酒類銷售和噪音控制的風(fēng)險(xiǎn)管理。

5、保安：活動的保安計(jì)劃涉及到對風(fēng)險(xiǎn)管理的考慮。

6、運(yùn)輸：運(yùn)輸、停放和公眾交通都存在潛在的危險(xiǎn)，應(yīng)該引起足夠重視。

好的風(fēng)險(xiǎn)管理策略還將涵蓋其他領(lǐng)域，這些領(lǐng)域的運(yùn)作對于活動是至關(guān)緊要的，可能需要采取特殊的安全和保安預(yù)防措施，如售票和其他現(xiàn)金點(diǎn)以及通信。應(yīng)該對每一個(gè)領(lǐng)域的風(fēng)險(xiǎn)加以確認(rèn)并預(yù)先排除。風(fēng)險(xiǎn)管理與整個(gè)活動的計(jì)劃同為一有機(jī)整體。針對活動管理的許多方面，風(fēng)險(xiǎn)管理可以用一個(gè)循環(huán)來表示。這個(gè)循環(huán)由四個(gè)要素組成，這四個(gè)要素如下。

1 、確認(rèn)。

將風(fēng)險(xiǎn)預(yù)先排除需要技巧、經(jīng)驗(yàn)和知識的配合。某些在活動工作人員看起來是安全的事情可能就暗藏危險(xiǎn)。一個(gè)活動上使用了贊助商的標(biāo)志，這個(gè)標(biāo)志根據(jù)營銷管理人員的檢查已經(jīng)很安全地固定好了，但是還應(yīng)該由舞臺管理人員應(yīng)用他的專業(yè)知識確保標(biāo)志固定的安全性。由于活動的管理者不可能熟悉每一個(gè)領(lǐng)域，所以最好召開一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)評估會議，集中所有工作人員和志愿人員的經(jīng)驗(yàn)對風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行判斷。這樣的會議旨在集中風(fēng)險(xiǎn)管理的經(jīng)驗(yàn)。對于一個(gè)大型活動來說，可能需要聘請一位顧問。召開這樣的會議還是對現(xiàn)場工作人員進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)教育的良機(jī)，可以提高他們的警惕意識，最大限度降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性，并加強(qiáng)對風(fēng)險(xiǎn)的控制。

確認(rèn)技術(shù)：在確認(rèn)風(fēng)險(xiǎn)時(shí)有幾種輔助技術(shù)可以提供幫助。

（1）工作分解結(jié)構(gòu)：必須將整個(gè)工作分解為易于管理的小的部分，這將有助于更好地確認(rèn)風(fēng)險(xiǎn)。這種方法提供了一種可視化的計(jì)劃結(jié)構(gòu)，并且根據(jù)所需特殊技能和資源的不同將活動分成一個(gè)個(gè)單元。利用這種方式將整個(gè)活動分割成獨(dú)立的區(qū)域后，可以更清晰地看到可能存在的問題。但是，這種方法不能揭示那些由組合活動導(dǎo)致的問題。例如某一活動的售票問題可能本身并不存在風(fēng)險(xiǎn)，但是如果同時(shí)還有一個(gè)主要贊助商退出，那么二者組合起來可能會導(dǎo)致活動的取消。

（2）測試活動：在舉辦大型體育活動之前通常都會先舉行一些較小的活動，旨在對場地、設(shè)備和其他資源進(jìn)行測試。奧林匹克運(yùn)動會的測試活動常能有效地消除任何潛在的問題。這樣的測試是自費(fèi)進(jìn)行的一次演習(xí)。許多會議之前進(jìn)行的雞尾酒會也是用來對會議的某些方面進(jìn)行測試。許多音樂節(jié)也在正式演出的前一天晚上舉辦一次公開音樂會，以便對設(shè)備進(jìn)行測試。

（3）內(nèi)部/外部：為了更好地進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)分析，根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)的來源對其進(jìn)行分類是非常有效的。內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)一般出現(xiàn)在活動的策劃和執(zhí)行階段。這些風(fēng)險(xiǎn)通常存在于主辦單位進(jìn)行管理和控制的能力范圍之內(nèi)。外部風(fēng)險(xiǎn)是由活動組織范圍之外的因素引起的，可能需要比較復(fù)雜的控制策略。針對這些風(fēng)險(xiǎn)的策略主要著眼于如何減輕風(fēng)險(xiǎn)造成的影響。例如，由一個(gè)足球明星取消演出造成的影響可以通過免費(fèi)入場來將其最小化。

（4）失誤圖表：通過分析風(fēng)險(xiǎn)的影響和回溯風(fēng)險(xiǎn)的起因也可以發(fā)現(xiàn)潛在的風(fēng)險(xiǎn)。這也稱做“由果及因”方法。例如缺票是一個(gè)可怕的后果。失誤圖表方法可以從這種情況開始，參考活動的不同情況來找出起因，然后就可以用列有起因的表格來管理風(fēng)險(xiǎn)。

（5）事故報(bào)告：幾乎所有的大型公眾活動都有事故報(bào)告文件。這個(gè)文件包括在活動手冊中，當(dāng)發(fā)生事故的時(shí)候，由活動工作人員填寫。

（6）應(yīng)急計(jì)劃：進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)分析的成果就是一份詳細(xì)的、根據(jù)不同情況采取何種應(yīng)變措施的整體計(jì)劃方案。應(yīng)急計(jì)劃中包括對風(fēng)險(xiǎn)影響的反應(yīng)、相應(yīng)的決策過程、指揮鏈和一系列的相關(guān)行動。應(yīng)急計(jì)劃的一個(gè)實(shí)例就是對千年蟲威脅的反應(yīng)。

在澳大利亞新南威爾士的南岸，新年前夕需要制定一個(gè)緊急應(yīng)變計(jì)劃。如果千年蟲威脅到當(dāng)?shù)睾＼姷能娪蔑w機(jī)場的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，那么海軍基地將執(zhí)行這個(gè)緊急應(yīng)變計(jì)劃。這將是在局部區(qū)域舉辦活動面臨的主要問題，尤其每年的這個(gè)時(shí)間也是當(dāng)?shù)氐幕馂?zāi)高發(fā)時(shí)間段。

2、評估。

一旦確定了風(fēng)險(xiǎn)，就可以將風(fēng)險(xiǎn)表按照重要性級別進(jìn)行排序。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和造成結(jié)果的嚴(yán)重性對風(fēng)險(xiǎn)賦予不同的優(yōu)先級別。風(fēng)險(xiǎn)評估會也可能成為“毀滅的預(yù)言”，對整個(gè)計(jì)劃過程做出了最為悲觀的判斷。這本身也是一個(gè)必須預(yù)先排除的風(fēng)險(xiǎn)。由于要將會議所需的時(shí)間與整個(gè)活動的有限計(jì)劃時(shí)間相權(quán)衡，所以對會議要進(jìn)行良好的控制，并將焦點(diǎn)放在關(guān)鍵問題上，這一點(diǎn)是至關(guān)重要的。一個(gè)卓有成效的風(fēng)險(xiǎn)評估會將對潛在風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行廣泛深入但又現(xiàn)實(shí)的分析。

3、控制。

在對潛在風(fēng)險(xiǎn)完成評估之后，活動管理者就需要對任何可能出現(xiàn)的問題建立控制機(jī)制�？梢允褂酶鞣N不同戰(zhàn)略。在勃朗赫(1990年)對活動風(fēng)險(xiǎn)管理進(jìn)行了全面闡述的手冊上，他提出以下幾種風(fēng)險(xiǎn)控制策略。

（1）取消和避免風(fēng)險(xiǎn)：如果面臨的風(fēng)險(xiǎn)過高，就必須取消活動的所有組成部分。由于降雨的影響而遭到取消的大型活動中，室外音樂會也是其中之一。面臨的主要風(fēng)險(xiǎn)并不是會造成聽眾的不適，而是受到漏電的威脅。

（2）減輕風(fēng)險(xiǎn)：不能消除的風(fēng)險(xiǎn)就要想辦法將它造成的影響降到最低。例如，為了消除活動所有可能的安全隱患，可能需要檢查每一個(gè)參加者。很顯然，這種解決辦法是無法實(shí)行的，這時(shí)就要采取風(fēng)險(xiǎn)最小化戰(zhàn)略，比如說在更加顯眼的地方安裝一個(gè)金屬探測器或設(shè)置安全警衛(wèi)。

（3）降低已發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)的危害程度：安全計(jì)劃的一個(gè)主要部分就是為可能的已發(fā)生問題制定快速有效的反應(yīng)措施。對工作人員進(jìn)行基本急救技能的訓(xùn)練可以減輕事故的危害程度�；顒庸芾碚邿o法排除自然災(zāi)害的發(fā)生，但是可以準(zhǔn)備相應(yīng)的應(yīng)急方案以控制影響。例如，可以參看有關(guān)物流的章節(jié)(第13章)里的伍德福得災(zāi)難計(jì)劃。

（4）設(shè)計(jì)備份和替代方案：如果有什么事情出了差錯(cuò)，可以通過使用替代方案來挽救整個(gè)形勢。例如，萬一魔術(shù)師不能參加孩子們的晚會，主辦者可以組織一次晚會比賽來款待孩子們。在很大程度上，備用發(fā)電機(jī)是大型室外活動的必備裝置。

（5）分散風(fēng)險(xiǎn)：如果風(fēng)險(xiǎn)可以通過不同領(lǐng)域進(jìn)行分散，那么即使出了一些差錯(cuò)，造成的影響也可以降低。其中一個(gè)戰(zhàn)略就是分散現(xiàn)金提取點(diǎn)，如售票口，這樣即使發(fā)生偷竊也不會威脅到整個(gè)活動的收入。擁有多個(gè)贊助商也是分散風(fēng)險(xiǎn)的一個(gè)途徑。即使有一個(gè)贊助商中途撤出，也可以通過增加其他贊助商的份額來彌補(bǔ)。

（6）轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)：可以將風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移給對活動某方面負(fù)責(zé)的團(tuán)體。轉(zhuǎn)包商需要承擔(dān)活動的部分責(zé)任。轉(zhuǎn)包合同中通常都包含一個(gè)條款，在活動期間轉(zhuǎn)包商為自己設(shè)備的安全和員工的行為負(fù)全責(zé)。在澳大利亞，大多數(shù)演出團(tuán)體在參加活動前，都要求投保公共責(zé)任保險(xiǎn)。

4、明確的活動風(fēng)險(xiǎn)。

人群的管理：活動中擁擠人群的順暢管理受到許多因素的影響。第一個(gè)面臨的風(fēng)險(xiǎn)就是對活動參與人員數(shù)目的正確估計(jì)。無論采取何種場地設(shè)計(jì)方案，過多的參與者都會造成活動資源的極度緊張。即使是免費(fèi)舉辦的活動，如果參與人數(shù)過少也會影響整個(gè)活動的既定目標(biāo)。在悉尼市的范圍內(nèi)發(fā)起的脊髓病患者運(yùn)動會吉祥物活動僅有500人到場，而場地的策劃參加人數(shù)為上千人，這就表明對場地的預(yù)期過大。對擁擠人群的管理也包括對聽眾類型和行為標(biāo)準(zhǔn)的管理。對風(fēng)險(xiǎn)管理來說，家庭聚會的優(yōu)先級顯然不同于一個(gè)搖滾音樂節(jié)的優(yōu)先級。利用在進(jìn)行活動之前發(fā)布正確的信息做好參加人數(shù)的預(yù)計(jì)工作。

酒精：活動可以有多種類型，從一般的家庭野餐——邊看節(jié)目邊啜飲葡萄酒，到新年前夕擁擠的年輕人集聚在一起狂飲白酒。對法律而言，兩種情形沒什么不同。然而，后者造成的影響足以使一次活動被迫取消。對飲酒風(fēng)險(xiǎn)的管理過程將滲入某些活動的方方面面，如限制售票數(shù)量、提前關(guān)閉旅店、增加保安和對某些地區(qū)實(shí)行宵禁。在達(dá)林港的新年前夕的慶祝活動中，管理部門也發(fā)現(xiàn)破碎的玻璃是主要風(fēng)險(xiǎn)。在過去，慶祝之后都要花費(fèi)巨大的人力物力來清掃場地，，并且安全問題是極為重要的。在咨詢了所有的利益關(guān)系人之后，達(dá)林港制定了如下的風(fēng)險(xiǎn)管理程序：

（1）在活動地點(diǎn)周圍設(shè)置圍網(wǎng)；

（2）只允許在授權(quán)地點(diǎn)出售酒類；

（3）所有公共場所都禁止飲用酒精類飲料并且不得出現(xiàn)碎玻璃；

（4）重新安排娛樂設(shè)施，開辟場地以吸引家庭及年長市民的參與；

（5）在所有廣告媒體中宣布這一新的政策。

通信：涉及通信的風(fēng)險(xiǎn)是多種多樣的，因?yàn)樗�不僅涉及到活動的組織也涉及到風(fēng)險(xiǎn)的報(bào)告。為活動辦公室建立正確的計(jì)算機(jī)和文件歸檔系統(tǒng)可以預(yù)防未來可能出現(xiàn)的問題。對優(yōu)秀的風(fēng)險(xiǎn)管理來說，能方便快捷地得到所需信息是非常關(guān)鍵的。一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的或定制的報(bào)告程序也可以降低由無效通信帶來的風(fēng)險(xiǎn)。通信也包括如何向公眾通告活動的進(jìn)行，如當(dāng)參與者在現(xiàn)場的時(shí)候要向他們提供各種信號標(biāo)志、不斷向他們通告相關(guān)信息。活動指南是向工作人員和志愿人員通報(bào)與活動有關(guān)的程序、協(xié)議和概要信息的非常好的一種交流手段。但是也可能出現(xiàn)這種情況：提供的數(shù)據(jù)過多反而使重要信息變得不明顯，應(yīng)突出重點(diǎn)信息。

環(huán)境：現(xiàn)代商業(yè)活動所引起的環(huán)境問題越來越得到全體社會的廣泛關(guān)注。環(huán)境問題也是一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)問題。這里既存在很危險(xiǎn)的風(fēng)險(xiǎn)，如污染，危險(xiǎn)物的溢出、傾倒和泄漏，也存在一些間接風(fēng)險(xiǎn)，而這些風(fēng)險(xiǎn)能夠通過廢棄物的回收、水和能源的保護(hù)來降至最低。根據(jù)活動的項(xiàng)目生命周期的不同，環(huán)境控制的優(yōu)先級和影響也不同。

緊急活動：對距離最近的救援服務(wù)機(jī)構(gòu)的了解以及該機(jī)構(gòu)的工作要求對于活動管理來說是強(qiáng)制性的要求。向外部救援中心求助是因?yàn)槟壳暗那闆r已是非活動工作人員所能控制的，需要專業(yè)協(xié)助。當(dāng)救援服務(wù)抵達(dá)的時(shí)候能否理解指揮鏈也是非常重要的。救援服務(wù)機(jī)構(gòu)不受活動管理者的控制，活動管理者在此時(shí)僅僅起到顧問的作用。在這種情況下，任何參與者都可以向救援機(jī)構(gòu)求助。

5、評論。

對風(fēng)險(xiǎn)控制中成功和失敗的例子進(jìn)行評價(jià)是計(jì)劃未來活動的中心任務(wù)�；顒又鬓k單位應(yīng)該是“學(xué)習(xí)的組織”。對反饋進(jìn)行分析和反應(yīng)是這一過程的必需環(huán)節(jié)。