如何開(kāi)好項(xiàng)目會(huì)議？項(xiàng)目管理軟件

總有一些會(huì)需要項(xiàng)目經(jīng)理開(kāi)，會(huì)議開(kāi)好了，事半功倍，會(huì)議開(kāi)不好，則身心疲憊，時(shí)間浪費(fèi)，內(nèi)耗嚴(yán)重，效率極低，那么如何開(kāi)好項(xiàng)目會(huì)議?

1、明確主題及標(biāo)準(zhǔn)很重要。

開(kāi)會(huì)應(yīng)該要嚴(yán)謹(jǐn)，明確會(huì)議主題，比如小A的公司，常常把只需要幾個(gè)人的前期項(xiàng)目策劃會(huì)硬生生的開(kāi)成幾十人的項(xiàng)目統(tǒng)籌會(huì)，領(lǐng)導(dǎo)焦慮密集，總擔(dān)心沒(méi)有充分溝通，保險(xiǎn)起見(jiàn)大家都參加吧。但這樣造成的結(jié)果就是，涉及的部門一多 ，反而會(huì)重點(diǎn)不集中，偏題跑題，效率更低了。所以，在做出“大家來(lái)開(kāi)個(gè)會(huì)”的決定前要有基于紅線般的標(biāo)準(zhǔn)，開(kāi)會(huì)前需要明確會(huì)議議題和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)參會(huì)者可提出問(wèn)題確保大家是真的明白這是在開(kāi)什么會(huì)：

1)是否知道本次會(huì)議目的?

2)是否拿到了會(huì)議議程?

3)參加會(huì)議的任務(wù)是什么?做準(zhǔn)備了嗎?

而對(duì)于組織者提出的問(wèn)題則有：

1)會(huì)議需要做出怎樣決定?解決什么問(wèn)題?

2)影響這個(gè)會(huì)議的決定因素是?

3)會(huì)議具體流程是什么?是否提前準(zhǔn)備?

在項(xiàng)目中，有三種會(huì)議類型可供參考：項(xiàng)目管理軟件

1)意義重大，牽涉廣泛。例如，針對(duì)項(xiàng)目中的風(fēng)險(xiǎn)性，需做出牽一發(fā)而動(dòng)全局的決定，召集項(xiàng)目相關(guān)方開(kāi)會(huì)溝通。

2)問(wèn)題繁瑣，需及時(shí)同步。常規(guī)例會(huì)都是這種類型，目的是讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的每個(gè)人都知道彼此干了什么、接下來(lái)打算做什么，快速與團(tuán)隊(duì)在信息上拉平水位。

3)眾口難調(diào)，又必須達(dá)成一致。比如，針對(duì)，不同的部門之間會(huì)有一定的PK，但最后的產(chǎn)出只有一種，這就需要開(kāi)會(huì)討論，減少無(wú)效的交叉溝通。總之，無(wú)論什么類型的項(xiàng)目會(huì)議，標(biāo)準(zhǔn)一定是聚焦在行動(dòng)上，它不是一個(gè)簡(jiǎn)單的聊天俱樂(lè)部，而是一個(gè)能夠改變現(xiàn)狀，具有生產(chǎn)力的機(jī)制。

所以針對(duì)每一個(gè)不同的會(huì)議，統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)是：項(xiàng)目管理軟件

1)、明確本次項(xiàng)目會(huì)議主題及目標(biāo)結(jié)果。

2)、將有共同利益的人們集中起來(lái)實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)。

3）、凡會(huì)議必須產(chǎn)生改變(結(jié)果導(dǎo)向)。

2、會(huì)議中對(duì)話守則很重要。

開(kāi)會(huì)時(shí)可以參考《哈維爾對(duì)話守則》，這8條對(duì)話守則被無(wú)數(shù)講述溝通和公共討論的著作引用，項(xiàng)目經(jīng)理開(kāi)會(huì)時(shí)也非常有參考價(jià)值：

1)對(duì)話不是為了彼此斗爭(zhēng)。會(huì)議中的對(duì)話是為了理清思路、分享信息、解決問(wèn)題，而不是為了取得辯論式的勝利。

2)不做人身攻擊。這一點(diǎn)包括語(yǔ)言暴力、動(dòng)機(jī)揣測(cè)、道德質(zhì)疑等所有針對(duì)個(gè)人的不禮貌行為。不做人身攻擊是說(shuō)理的根基，要“對(duì)事不對(duì)人”，切勿“對(duì)人不對(duì)事”。

3)保持會(huì)議主題。會(huì)議要注意不要被人帶跑偏，比如：比如我跟你討論工作內(nèi)容，你跟我抱怨任務(wù)繁重;我跟你討論如何分解任務(wù)，你跟我討論甲方不是人;我跟你討論甲方不是人，你跟我討論…。

4)提供論據(jù)。討論問(wèn)題時(shí)，要有足夠支撐你提出的觀點(diǎn)的證據(jù)。爭(zhēng)取讓自己的發(fā)言是針對(duì)同一個(gè)論點(diǎn)，以事實(shí)為依據(jù)、以邏輯為鏈條。

5)承認(rèn)錯(cuò)誤。面子沒(méi)有那么重要，人需要“空杯心態(tài)”才能持續(xù)成長(zhǎng)。明知自己有錯(cuò)仍然死撐，只能說(shuō)明不夠大度。出現(xiàn)問(wèn)題后，第一要?jiǎng)?wù)是解決問(wèn)題，若是誤會(huì)，相關(guān)解釋可以后續(xù)再做說(shuō)明;若是錯(cuò)誤，大方承認(rèn)錯(cuò)誤未嘗不是一種智慧。

6)分清楚對(duì)話與只準(zhǔn)自己講話的區(qū)別。會(huì)議上的參與者都是平等的，大家都有充分表達(dá)自己觀點(diǎn)的權(quán)利。不可固執(zhí)己見(jiàn)，一味表達(dá)，采用肢體化、情緒化的表現(xiàn)形式進(jìn)行觀點(diǎn)表達(dá)，導(dǎo)致對(duì)話的不平等，遏制他人發(fā)言的機(jī)會(huì)。

7)對(duì)話要有記錄。說(shuō)過(guò)的話要認(rèn)賬，不以“記不清了”“我有說(shuō)過(guò)嗎”等說(shuō)辭推卸自己的責(zé)任，否認(rèn)自己說(shuō)過(guò)的話。

8)盡量理解對(duì)方。觀點(diǎn)表達(dá)方需要盡可能用對(duì)方能夠聽(tīng)得懂、并且容易理解的說(shuō)法去陳述;如果對(duì)方不能理解，需要嘗試換一種方式、再次表達(dá)，舉出具體事例輔助解釋說(shuō)明，而不能輕易的情緒化處理。

3、信息總結(jié)+跟進(jìn)很重要。無(wú)論什么會(huì)，會(huì)議持續(xù)時(shí)間越長(zhǎng)，注意力水平下降越快，可以肯定的事，如果會(huì)議長(zhǎng)達(dá)1小時(shí)，已經(jīng)失去了一半?yún)��?huì)者的注意力。

所以，會(huì)議一定要尊重大家的時(shí)間安排，形成“按照議程+準(zhǔn)時(shí)結(jié)束”的良性循環(huán)。最重要的就是在會(huì)議的最后，重申一下會(huì)議的結(jié)論、每個(gè)成員的分工，可以多說(shuō)一句“本次會(huì)議的結(jié)論是……xx需要負(fù)責(zé)……大家還有什么疑議嗎?”讓所有人明確自己的職責(zé)，減少執(zhí)行時(shí)出現(xiàn)矛盾的可能，確保會(huì)議的討論內(nèi)容最后落在可執(zhí)行的行動(dòng)上才是最重要的，也助于項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)后進(jìn)行本次會(huì)議跟進(jìn)。

以上，你get了嗎～ 最后希望每位項(xiàng)目經(jīng)理都能早點(diǎn)散會(huì)，早點(diǎn)回家～