7種適合項目經(jīng)理在匯報中使用的數(shù)字技巧-項目管理軟件

“項目好不好，七分靠做，三分靠說�！本拖裉O果項目發(fā)布會上的喬布斯，特斯拉項目發(fā)布會上的馬斯克，每一個成功項目背后都有一個匯報時能侃侃而談的項目經(jīng)理。項目經(jīng)理做項目匯報工作時，相較于用“事例”說話，用“數(shù)據(jù)”說話給人的感覺更加準確，也更具有說服力。怎樣才能把那些枯燥、無聊、煩瑣的統(tǒng)計數(shù)據(jù)準確地傳遞給匯報聽眾呢?這就需要我們在匯報工作時使用一些數(shù)字使用技巧，從而讓數(shù)據(jù)變得更加生動有趣。

1.要讓數(shù)據(jù)看起來真實可信。在匯報中使用數(shù)據(jù)，首先要讓數(shù)據(jù)看起來真實可信，采用用戶能夠輕易佐證的數(shù)據(jù)，可以讓匯報中的數(shù)據(jù)更加真實可信。比如，“公司財務人員每周都要花費10小時來整理報表”“銷售人員每天要打40個以上的電話，平均通話時間不到5分鐘”等，這些可以讓聽眾簡單驗證的數(shù)據(jù)，可加強聽眾對項目匯報成果的信任度。

2.用簡單易懂的形式呈現(xiàn)數(shù)據(jù)。匯報工作時要讓數(shù)據(jù)簡單易懂，不要直接說“項目上線后會自動處理多少條數(shù)據(jù)，節(jié)省了多少操作步驟”這樣的話。可以換一種說法，“項目上線后，每個操作人員每天會少做3張報表，因為系統(tǒng)會自動生成”，項目的作用在哪里，聽眾一下子就能感受到。

3.數(shù)據(jù)要學會取整。聽眾對整數(shù)更容易理解和記憶，比起“項目上線后，已經(jīng)有968625名用戶使用”這樣的話，采用“項目上線后，將近有100萬用戶”會讓聽眾更容易理解并記住。

4.間歇性地使用數(shù)據(jù)。聽眾無法一次性接受太多的數(shù)據(jù)，少量的數(shù)據(jù)使用會增加說服力，但過多地使用數(shù)據(jù)很容易讓聽眾產(chǎn)生厭煩。在匯報工作時，每個要點可以采用少量數(shù)據(jù)進行強化，切記不可堆疊。舉個簡單的例子，在某款手機的發(fā)布會上，項目經(jīng)理在介紹手機參數(shù)時會這么使用數(shù)據(jù)：a.手機的CPU頻率達到了3.0Ghz;b.手機的攝像頭高達1億像素;c.手機的電池容量4500mAh。項目經(jīng)理在介紹項目時不要為了使用數(shù)據(jù)而去盲目地堆砌數(shù)據(jù)，間歇性地使用數(shù)據(jù)，讓數(shù)據(jù)為項目服務，可突出重點。

5.使用恰當?shù)臄?shù)據(jù)類型。蘋果產(chǎn)品發(fā)布會上，項目負責人在介紹新產(chǎn)品有哪些升級時，會采用不同類型的數(shù)據(jù)進行比較。比如，在介紹手機性能時，會用“提升了23%”這樣的字眼;在介紹手機攝影功能時則會用“提高了2000萬像素”等。在恰當?shù)牡胤绞褂们‘數(shù)臄?shù)據(jù)類型，能夠強化數(shù)據(jù)的使用效果。

6.讓數(shù)據(jù)形象化。項目經(jīng)理可以試著使用具體的形象來解釋你的數(shù)據(jù)，可以說“它比一枚硬幣還要薄”，或者“它可以輕松地放進一個文件袋內(nèi)”，還可以說“它能讓你不間斷看10小時以上的視頻內(nèi)容”等。用現(xiàn)實生活中可以找到的真實事務或案例，讓你使用的數(shù)據(jù)更加形象化，也讓聽眾容易理解你給出的數(shù)字。

7.將時間提示放在數(shù)據(jù)之前。在使用數(shù)據(jù)前，要讓觀眾了解數(shù)據(jù)的時間框架。例如，在2019年，公司因為產(chǎn)品質(zhì)量問題付出額外成本750萬元;2020年項目上線之后，公司節(jié)約成本500萬元，聽眾結(jié)合時間框架，可以了解數(shù)據(jù)產(chǎn)生的具體意義。一個成功的項目，既要有“做得好”“管得好”，更要有“講得好”。在項目匯報中合理地使用數(shù)據(jù)，發(fā)揮數(shù)據(jù)的效用，能讓項目經(jīng)理掌握項目成功的小心機。