項(xiàng)目經(jīng)理在企業(yè)中的職責(zé)和作用-項(xiàng)目管理軟件

摘要：在項(xiàng)目型企業(yè)中，項(xiàng)目經(jīng)理的定位一般是根據(jù)所在企業(yè)的規(guī)模、組織結(jié)構(gòu)和產(chǎn)品不同而有所區(qū)別，但其職能或職責(zé)要求應(yīng)該大同小意，不同的只是其在各種企業(yè)組織結(jié)構(gòu)模式下，所擁有的權(quán)力和承擔(dān)的責(zé)任大小不同，從而使其在項(xiàng)目管理過程中所起的作用有所差異。但我認(rèn)為無論企業(yè)大小或組織結(jié)構(gòu)如何，其在項(xiàng)目管理體系中所起的關(guān)鍵性作用是可以肯定的。也就是說，項(xiàng)目經(jīng)理在完成企業(yè)項(xiàng)目管理工作，為企業(yè)創(chuàng)造效益的過程中是不可或缺的中堅(jiān)力量。

一、序言。

項(xiàng)目管理是50年代后期發(fā)展起來的一種計(jì)劃管理方法，它一出現(xiàn)就引起了舉世矚目。由于項(xiàng)目管理成效的顯著，在國外自60年代以來它已被廣泛地應(yīng)用于航空、航天、國防、建筑、醫(yī)藥、化工、廣告等行業(yè)。20世紀(jì)90年代以來，商業(yè)環(huán)境比過去幾十年要復(fù)雜得多。隨著項(xiàng)目管理理論不斷被人們接受和應(yīng)用，并被引入我國，許多國內(nèi)企業(yè)也紛紛開始研究和應(yīng)用相應(yīng)的理論和方法，國家行業(yè)主管部門也制定了相應(yīng)的法律法規(guī)，特別是以項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)型的企業(yè)應(yīng)用較廣。而項(xiàng)目管理模式的興起，使項(xiàng)目經(jīng)理一詞被人們所認(rèn)識(shí)，并被企業(yè)接受和應(yīng)用，并且企業(yè)越來越認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目經(jīng)理在企業(yè)中不可替代的地位和對(duì)企業(yè)項(xiàng)目管理所起的關(guān)鍵性作用。

二、項(xiàng)目型企業(yè)的特點(diǎn)。

所謂項(xiàng)目型企業(yè)是以項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)型的企業(yè)，即是以承擔(dān)各種項(xiàng)目工程來推動(dòng)和維持企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)及生存的企業(yè)。而所謂項(xiàng)目是為了實(shí)現(xiàn)一個(gè)獨(dú)特的目的而進(jìn)行的一次性的任務(wù)。項(xiàng)目的這些獨(dú)特的特性體現(xiàn)在：項(xiàng)目有一個(gè)明確界定的目標(biāo)，即一個(gè)期望的結(jié)果或產(chǎn)品；項(xiàng)目的執(zhí)行要通過一系列相互關(guān)聯(lián)的任務(wù)，也就是許多不重復(fù)的任務(wù)以一定的順序完成，以便達(dá)到項(xiàng)目目標(biāo)；項(xiàng)目需運(yùn)用各種資源如不同的人力、組織、設(shè)備、原材料和工具等來執(zhí)行任務(wù)；項(xiàng)目有具體的時(shí)間計(jì)劃或有限的壽命，即有一個(gè)開始時(shí)間和目標(biāo)必須實(shí)現(xiàn)的到期日；項(xiàng)目可能是獨(dú)一無二的、一次性的努力；項(xiàng)目包含一定的不確定性，一個(gè)項(xiàng)目開始前，應(yīng)當(dāng)在一定的假定和預(yù)算基礎(chǔ)上準(zhǔn)備一份計(jì)劃，以一套獨(dú)特的任務(wù)、任務(wù)所需的時(shí)間估計(jì)、各種資源和這些資源的有效性及性能為假設(shè)條件，并以資源的相關(guān)成本估計(jì)為基礎(chǔ)，這種假設(shè)和預(yù)算的組合將產(chǎn)生一定的不確定性，影響項(xiàng)目目標(biāo)的成功實(shí)現(xiàn)。鑒于以上項(xiàng)目的特性，使項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)型企業(yè)與非項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)型企業(yè)（單一產(chǎn)品生產(chǎn)型）在生產(chǎn)管理和實(shí)現(xiàn)公司利潤等管理手段和手法上有了較大的區(qū)別。項(xiàng)目型企業(yè)產(chǎn)品（項(xiàng)目產(chǎn)品）的不可重復(fù)性是最大的特色之一，項(xiàng)目生產(chǎn)周期從幾個(gè)星期到幾年不等，有鑒于此，要想順利完成項(xiàng)目產(chǎn)品必須要有一個(gè)團(tuán)隊(duì)，按照預(yù)定的計(jì)劃分階段（識(shí)別需求、提出解決方案、執(zhí)行計(jì)劃、結(jié)束項(xiàng)目）的完成。一個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)是企業(yè)為完成一次性項(xiàng)目而成立的專項(xiàng)小組，項(xiàng)目經(jīng)理是小組的最高領(lǐng)導(dǎo)人，其對(duì)項(xiàng)目的成敗負(fù)有責(zé)任，企業(yè)可根據(jù)項(xiàng)目數(shù)量同時(shí)成立很多項(xiàng)目組，并分別任命相應(yīng)的項(xiàng)目經(jīng)理。

三、項(xiàng)目經(jīng)理的職責(zé)及素質(zhì)要求。

項(xiàng)目經(jīng)理是介于客戶和企業(yè)之間的橋梁，客戶的需求、要求和意見，通過項(xiàng)目經(jīng)理溝通、滿足和反饋，而公司的項(xiàng)目計(jì)劃、意圖和意見，也同樣通過項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行實(shí)施、落實(shí)和反饋。項(xiàng)目經(jīng)理的責(zé)任就是確保客戶滿意，這遠(yuǎn)遠(yuǎn)不是僅僅按時(shí)在預(yù)算內(nèi)完成工作范圍或是在項(xiàng)目結(jié)束后問問客戶是否滿意。項(xiàng)目經(jīng)理需要隨時(shí)與客戶溝通，使客戶知曉進(jìn)展情況，以便決定是否需要改變期望。定期地安排會(huì)議或做進(jìn)度報(bào)告，經(jīng)常進(jìn)行電話討論，發(fā)送電子郵件是實(shí)現(xiàn)這種溝通的一些方法�？蛻魸M意就意味著把客戶作為一個(gè)合作伙伴，讓承約商加入到項(xiàng)目中來，在整個(gè)項(xiàng)目過程中積極地參與，以獲得項(xiàng)目的成功。項(xiàng)目經(jīng)理要想達(dá)到目的就自身素質(zhì)來講，應(yīng)具備多方面的知識(shí)和技能，包括扎實(shí)的管理技能、極強(qiáng)的溝通能力和領(lǐng)導(dǎo)能力以及政治技巧。項(xiàng)目經(jīng)理同樣還要在組織、團(tuán)隊(duì)、應(yīng)對(duì)與技術(shù)的有效應(yīng)用等方面具備一定的能力。按PMI的要求，項(xiàng)目經(jīng)理還要遵守相關(guān)的職業(yè)道德規(guī)范，他們認(rèn)為，讓所有的項(xiàng)目經(jīng)理專業(yè)人員在從業(yè)時(shí)遵守一定的規(guī)范是非常重要的。按照規(guī)范辦事能夠有助于從業(yè)者從公眾、公司、下屬職員以及項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員等各方面贏得信任。

四、項(xiàng)目經(jīng)理在企業(yè)中的定位。

由于組織結(jié)構(gòu)形式的不同，項(xiàng)目經(jīng)理在企業(yè)中所處的地位會(huì)有所不同。在國外企業(yè)中以矩陣型管理組織形式的企業(yè)居多，并且項(xiàng)目管理能力也比較成熟，項(xiàng)目經(jīng)理比較專業(yè)，素質(zhì)和水平也比較高，而國內(nèi)由于項(xiàng)目管理起步晚，主要是借鑒國外經(jīng)驗(yàn)，逐步向規(guī)范化的方向邁進(jìn)，故企業(yè)自身項(xiàng)目管理水平參差不齊。如信息系統(tǒng)集成企業(yè)，小型企業(yè)大部分還是采用職能型組織管理體系，項(xiàng)目經(jīng)理只是在職能部門垂直領(lǐng)導(dǎo)下的工作，沒有橫向協(xié)調(diào)和指揮的權(quán)力及能力；中大型企業(yè)會(huì)考慮采用弱矩陣、平衡矩陣和強(qiáng)矩陣組織形式，在這些企業(yè)中項(xiàng)目經(jīng)理的地位得到進(jìn)一步的落實(shí)，并且按產(chǎn)品的類型不同，有不同的分工合作。比如，某些應(yīng)急系統(tǒng)集成企業(yè)，其推銷的產(chǎn)品是各種應(yīng)急指揮系統(tǒng)，該系統(tǒng)包括硬件、軟件和網(wǎng)絡(luò)的集成，在公司規(guī)模較小的時(shí)候，一般采用職能型管理模式，公司總經(jīng)理是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，扮演著項(xiàng)目經(jīng)理的角色，此時(shí)因?yàn)轫?xiàng)目不大，數(shù)量也不多，總經(jīng)理除了對(duì)公司整體規(guī)劃管理外，尚有精力具體管理正在施工完成的項(xiàng)目，而現(xiàn)場(chǎng)只需委派一定的系統(tǒng)工程師即可完成項(xiàng)目。

隨著公司業(yè)務(wù)的不斷擴(kuò)大，企業(yè)面臨著項(xiàng)目額的不斷增大、客戶項(xiàng)目需求越來越復(fù)雜等，使施工難度、風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)及成本管理控制等影響項(xiàng)目質(zhì)量和實(shí)施進(jìn)度的制約因素越來越多，職能型的管理體制已無法適應(yīng)這種發(fā)展的需求，總經(jīng)理也越來越無法掌握和控制局面了。此時(shí)，很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)都意識(shí)到隨著企業(yè)的發(fā)展壯大，企業(yè)各項(xiàng)管理水平都必須跟上前進(jìn)的步伐，特別是項(xiàng)目管理方式和模式的變革尤其顯得突出，因?yàn)檫@些直接決定著企業(yè)立足于行業(yè)、擴(kuò)大市場(chǎng)份額、滿足客戶需求和維持企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)的成與敗。

在借鑒國外成功項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)，即：項(xiàng)目管理機(jī)制普遍采用矩陣型組織管理結(jié)構(gòu)（據(jù)調(diào)查公司調(diào)查數(shù)據(jù)顯示），其模式賦予項(xiàng)目經(jīng)理較大的組織權(quán)、協(xié)調(diào)權(quán)、管理控制權(quán)，同時(shí)使項(xiàng)目經(jīng)理也承擔(dān)了較大的項(xiàng)目管理成敗的責(zé)任和應(yīng)盡的相關(guān)義務(wù)。項(xiàng)目經(jīng)理在獲得權(quán)力和承擔(dān)責(zé)任的同時(shí)獲得相應(yīng)較高的勞動(dòng)報(bào)酬。這樣，每個(gè)項(xiàng)目有專業(yè)的項(xiàng)目經(jīng)理管理和控制，無論從項(xiàng)目的可控度和客戶的滿意度方面，都將得到較好的結(jié)果，只是在公司整體管理和協(xié)調(diào)上，要比職能型復(fù)雜。經(jīng)驗(yàn)證明，在現(xiàn)代企業(yè)激烈競(jìng)爭中，企業(yè)擁有優(yōu)秀項(xiàng)目經(jīng)理的多少和相應(yīng)技術(shù)、管理水平的高低，將直接決定項(xiàng)目管理質(zhì)量的優(yōu)劣、項(xiàng)目管理的成敗及在同行業(yè)的聲望和給客戶的信心。

不同的企業(yè)對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理的設(shè)置和分工有一定的區(qū)別。再拿應(yīng)急系統(tǒng)集成企業(yè)來說，一般規(guī)模比較大的企業(yè)，根據(jù)項(xiàng)目生命周期的不同，一個(gè)項(xiàng)目通常分為售前和售后兩部分。因?yàn)椋瑢?duì)于應(yīng)急指揮系統(tǒng)而言，項(xiàng)目均屬國家投資，每個(gè)項(xiàng)目都要經(jīng)過嚴(yán)格的招投標(biāo)制度來控制。所以，從了解客戶需求到簽訂合同項(xiàng)目，要經(jīng)歷一段復(fù)雜而漫長的過程，此時(shí)是以售前項(xiàng)目經(jīng)理為主，其他職能部門經(jīng)理提供資源，售后項(xiàng)目經(jīng)理可能已任命并提前介入或還沒有人選，要看項(xiàng)目情況而定。合同簽訂后，生產(chǎn)任務(wù)下達(dá)到項(xiàng)目管理部門，此時(shí)要以售后項(xiàng)目經(jīng)理為主，開始策劃和制定項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃，并承接售前項(xiàng)目經(jīng)理，提供的項(xiàng)目資訊、范圍定義和利害關(guān)系人等相關(guān)資料。對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行全面分析，包括進(jìn)度、成本、風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量、采購等要素，規(guī)劃出相應(yīng)的實(shí)施措施及應(yīng)對(duì)策略。而此時(shí)，售前項(xiàng)目經(jīng)理則配合售后項(xiàng)目經(jīng)理完成項(xiàng)目實(shí)施過程，特別是在工程收尾階段，按合同要求完成行政收尾工作。

五、結(jié)論。

即使組織能夠找到，具備文中所述有能力和特征的人來領(lǐng)導(dǎo)項(xiàng)目，也不等于說每個(gè)項(xiàng)目都會(huì)獲得成功。然而，如果項(xiàng)目經(jīng)理能夠努力地提供這些能力，企業(yè)又能積極地，運(yùn)用好的項(xiàng)目管理方法，那么項(xiàng)目成功的可能性就會(huì)成倍地增長。